Wie stelle ich in Outlook ein, dass Benachrichtigungen nur bei hoher Priorität erscheinen?
- Benachrichtigungen in Outlook nur bei hoher Priorität erhalten
- Verwendung von Outlook-Regeln zur Steuerung der Benachrichtigungen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Regel
- Zusätzliche Tipps zur Anpassung
- Fazit
Benachrichtigungen in Outlook nur bei hoher Priorität erhalten
Standardmäßig zeigt Microsoft Outlook Benachrichtigungen für alle eingehenden E-Mails an. Wenn Sie jedoch nur bei E-Mails mit hoher Priorität eine Benachrichtigung erhalten möchten, müssen Sie dies manuell einrichten, da Outlook keine direkte Einstellung für Benachrichtigungen ausschließlich bei hoher Priorität bietet.
Verwendung von Outlook-Regeln zur Steuerung der Benachrichtigungen
Der beste Weg, Benachrichtigungen nur für E-Mails mit hoher Priorität zu bekommen, ist die Verwendung von Regeln. Dabei lassen sich Regeln erstellen, die anhand bestimmter Kriterien (wie der hohen Priorität) Aktionen ausführen – zum Beispiel eine Desktopbenachrichtigung anzeigen oder einen Ton abspielen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Regel
Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zum Reiter Start. Klicken Sie auf Regeln und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im neuen Fenster klicken Sie auf Neue Regel. Unter Regel ohne Vorlage erstellen wählen Sie Nachrichten bei Ankunft prüfen und klicken auf Weiter.
Im nächsten Schritt markieren Sie die Bedingung mit hoher Wichtigkeit markiert. Klicken Sie auf Weiter. Nun können Sie die Aktion auswählen. Aktivieren Sie hier Desktopbenachrichtigung anzeigen oder auch das Element in einem bestimmten Ordner kopieren – je nachdem, wie Sie benachrichtigt werden möchten.
Wichtig ist außerdem, dass Sie im nächsten Schritt alle anderen E-Mails, die nicht die hohe Priorität haben, von Benachrichtigungen ausschließen. Dafür können Sie in der ersten Regel eine Ausnahme hinzufügen oder alternativ eine zweite Regel erstellen, die für alle E-Mails ohne hohe Priorität keine Benachrichtigung auslöst.
Zusätzliche Tipps zur Anpassung
Da Outlook standardmäßig alle eingehenden Nachrichten mit einer Desktop-Benachrichtigung versieht, sollten Sie zuerst alle allgemeinen Benachrichtigungen in den Outlook-Optionen deaktivieren. Gehen Sie dazu auf Datei - Optionen - E-Mail und entfernen Sie das Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen. So verhindern Sie, dass für alle Nachrichten Benachrichtigungen auftauchen.
Nachdem dies erledigt ist, sorgt die erstellte Regel ausschließlich für Benachrichtigungen bei E-Mails mit hoher Priorität. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich, und Sie werden nur bei besonders wichtigen Nachrichten aufmerksam gemacht.
Fazit
Obwohl Outlook keine native Einstellung bietet, mit der man Benachrichtigungen nur für E-Mails mit hoher Priorität automatisch anzeigt, lässt sich dieses Ziel mithilfe von Regeln realisieren. Wichtig ist dabei, die allgemeinen Benachrichtigungen zu deaktivieren und eine Regel speziell für hohe Priorität zu erstellen. So erhalten Sie eine gezielte Benachrichtigung nur bei wirklich wichtigen E-Mails.