Wie richte ich Microsoft Planner ein?
- Einführung in Microsoft Planner
- Zugang zu Microsoft Planner erhalten
- Ein neues Planner-Board erstellen
- Aufgaben und Buckets anlegen
- Mit Teammitgliedern zusammenarbeiten
- Fortschritte überwachen und anpassen
- Fazit zur Einrichtung von Microsoft Planner
Einführung in Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein kollaboratives Planungstool von Microsoft, das vor allem für Teams entwickelt wurde, um Aufgaben zu verwalten, Projekte zu organisieren und die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Bevor man mit der Einrichtung beginnt, sollte man sicherstellen, dass man über ein Microsoft 365-Konto verfügt, da Planner Teil der Microsoft 365-Suite ist.
Zugang zu Microsoft Planner erhalten
Um Microsoft Planner nutzen zu können, meldet man sich zunächst mit seinem Microsoft 365-Konto an. Der Zugriff erfolgt entweder direkt über die Web-Anwendung unter planner.microsoft.com oder über das App-Launcher-Menü innerhalb von Office.com. Es ist wichtig, dass die Organisation bzw. das Unternehmen, in dem man arbeitet, Microsoft Planner in ihrem Microsoft 365 Abonnement aktiviert hat.
Ein neues Planner-Board erstellen
Nach dem Anmelden kann man mit der Erstellung eines neuen Plans beginnen. Hierzu wählt man Neuen Plan erstellen aus. Man vergibt einen aussagekräftigen Namen für den Plan, der das Projekt oder den Aufgabenbereich beschreibt. Zusätzlich kann man festlegen, ob der Plan öffentlich für das gesamte Team oder nur für ausgewählte Mitglieder zugänglich sein soll. Dabei bestimmt man auch das Team oder die Gruppe, in der der Plan verwendet wird, da Microsoft Planner eng mit Microsoft Teams und SharePoint zusammenarbeitet.
Aufgaben und Buckets anlegen
Nach der Erstellung des Plans kann mit der Strukturierung begonnen werden. Aufgaben werden als einzelne Karten angelegt und können detaillierte Informationen enthalten, wie Fälligkeitsdatum, Verantwortliche Person (Zuweisungen), Priorität sowie Checklisten oder Anhänge. Um die Übersicht zu verbessern, lassen sich Aufgaben in sogenannte Buckets unterteilen, die unterschiedliche Bereiche oder Phasen eines Projekts repräsentieren können.
Mit Teammitgliedern zusammenarbeiten
Die Zusammenarbeit steht bei Microsoft Planner im Vordergrund. Berechtigte Teammitglieder können Aufgaben annehmen, kommentieren und den Fortschritt aktualisieren. Durch die Integration in Microsoft Teams ist es möglich, den Plan direkt in einem Teams-Kanal einzubinden, sodass die Kommunikation und das Aufgabenmanagement nahtlos zusammenlaufen. Benachrichtigungen informieren über Änderungen, sodass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben.
Fortschritte überwachen und anpassen
Microsoft Planner bietet visuelle Darstellungen, wie Diagramme und Kalenderansichten, die einen schnellen Überblick über den Fortschritt und anstehende Aufgaben ermöglichen. Diese Funktion unterstützt dabei, eventuell auftretende Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Plan entsprechend anzupassen. Durch regelmäßige Updates und die flexible Struktur können Teams agil arbeiten und ihre Ziele effizient erreichen.
Fazit zur Einrichtung von Microsoft Planner
Die Einrichtung von Microsoft Planner ist intuitiv und unterstützt vor allem Teams, die auf einfache und visuelle Weise ihre Arbeit organisieren wollen. Voraussetzung ist ein aktiviertes Microsoft 365 Konto sowie ein klarer Plan zur Strukturierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Die Integration in andere Microsoft 365 Tools macht Planner zu einem mächtigen Werkzeug für die gemeinsame Projektarbeit und die Optimierung von Arbeitsprozessen.