Wie plant man ein Meeting in der Zoom App?
- Die Zoom App öffnen und anmelden
- Zu den Meeting-Einstellungen gelangen
- Meeting-Details eingeben
- Meeting-Einstellungen anpassen
- Meeting planen und Einladungen versenden
- Meeting-Verwaltung und Änderungen
Die Zoom App öffnen und anmelden
Um ein Meeting in der Zoom App zu planen, muss man zunächst die App auf dem Computer oder mobilen Gerät öffnen. Nach dem Start der Anwendung ist es notwendig, sich mit seinen Zugangsdaten anzumelden. Hierfür gibt man die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, mit denen man bei Zoom registriert ist. Sollten noch keine Anmeldedaten vorhanden sein, kann man sich kostenlos registrieren, bevor man mit der Planung fortfährt.
Zu den Meeting-Einstellungen gelangen
Nachdem man erfolgreich eingeloggt ist, befindet sich auf der Startseite der Zoom App eine Schaltfläche Planen. Diese befindet sich meist in der Mitte oder oberen Menüleiste und öffnet den Planungsdialog. Durch Anklicken dieser Option gelangt man in eine neue Ansicht, in der alle relevanten Einstellungen für das bevorstehende Meeting vorgenommen werden können.
Meeting-Details eingeben
Im Planungsfenster gibt man zuerst dem Meeting einen passenden Namen oder Titel, damit die Teilnehmer sofort erkennen, worum es geht. Anschließend wählt man das Datum und die genaue Uhrzeit aus, zu der das Meeting starten soll. Man kann auch die erwartete Dauer eingeben, was dabei hilft, die Verfügbarkeit der Teilnehmer einzuschätzen. Optional ist es möglich, bestimmte Meeting-Optionen zu aktivieren, wie z. B. die Verwendung eines Passworts für die Teilnahme, die automatische Aktivierung des Wartezimmers oder das Starten mit Kamera und Mikrofon aus.
Meeting-Einstellungen anpassen
Weitere wichtige Einstellungen betreffen die Wiederholung des Meetings, falls dieses beispielsweise wöchentlich oder monatlich stattfinden soll. Man kann die Meeting-Einstellungen so anpassen, dass Teilnehmer vor dem Gastgeber beitreten können oder ob das Meeting automatisch aufgezeichnet wird. Zudem steht die Wahl des Kalenders zur Verfügung, um das Meeting nach der Planung bequem in den persönlichen Kalender zu übertragen.
Meeting planen und Einladungen versenden
Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigt man die Planung mit einem Klick auf Planen oder Speichern. Die Zoom App erstellt daraufhin das Meeting und öffnet automatisch eine Seite, auf der man die Einladung kopieren oder direkt an die gewünschten Teilnehmer via E-Mail, Kalender oder andere Kommunikationsmittel senden kann. Dadurch erhalten alle Eingeladenen alle nötigen Informationen, um zum geplanten Zeitpunkt dem Zoom Meeting beizutreten.
Meeting-Verwaltung und Änderungen
Nach dem Planen ist es jederzeit möglich, das Meeting in der Zoom App aufzurufen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Über die Meeting-Übersicht kann man Datum, Uhrzeit oder Optionen anpassen oder das Meeting komplett löschen. Ebenso besteht die Möglichkeit, neue Teilnehmer einzuladen oder die Meeting-Details erneut zu versenden.
Zusammenfassend ist das Planen eines Meetings in der Zoom App ein recht einfacher Prozess, der über wenige Schritte von der Anmeldung bis zur Einladung der Teilnehmer führt. Mit den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten lässt sich jedes Meeting genau an die eigenen Bedürfnisse anpassen.