Wie kann man in PowerApps Daten in eine PDF-Datei exportieren?
- Einleitung
- Direkte PDF-Exportfunktion in PowerApps
- Verwendung von Power Automate zum Erstellen einer PDF
- Alternative Ansätze und Tools
- Fazit
Einleitung
PowerApps ist eine leistungsstarke Plattform von Microsoft, mit der Benutzer ohne umfangreiche Programmierkenntnisse individuelle Geschäftsanwendungen erstellen können. Eine häufige Anforderung ist das Exportieren von in der App angezeigten Daten in ein PDF-Format. Dieses Format eignet sich besonders gut, um Berichte, Formulare oder andere dokumentierte Informationen weiterzugeben oder zu archivieren. Jedoch bietet PowerApps standardmäßig keine direkte Funktion zum Exportieren von Inhalten als PDF. In diesem Beitrag erklären wir, wie man dennoch eine PDF-Ausgabe mit PowerApps realisieren kann.
Direkte PDF-Exportfunktion in PowerApps
PowerApps selbst stellt aktuell keine integrierte Möglichkeit zur Verfügung, um App-Inhalte direkt als PDF zu exportieren. Während viele Low-Code-Anwendungen diese Funktion bereits anbieten, ist man bei PowerApps darauf angewiesen, externe Dienste oder Workarounds zu nutzen. Deshalb benötigt man eine Kombination aus PowerApps und anderen Komponenten des Microsoft Power Platform Ökosystems, wie Power Automate, um eine PDF-Datei zu erzeugen und zur Verfügung zu stellen.
Verwendung von Power Automate zum Erstellen einer PDF
Die gängigste Methode, um in PowerApps PDF-Dateien zu erzeugen, besteht darin, den Dienst Power Automate (früher Microsoft Flow) einzubinden. Mit Power Automate kann man Workflows erstellen, die Daten empfangen, formatieren und anschließend als PDF-Datei generieren. Das Vorgehen sieht typischerweise so aus, dass in PowerApps die relevanten Daten gesammelt und als Parameter an einen Power-Automate-Flow übergeben werden. Dieser Flow kann dann z.B. eine HTML-Vorlage mit den Daten befüllen und daraus eine PDF-Datei erstellen.
Zu den häufig eingesetzten Aktionen in Power Automate gehört das Konvertieren von HTML in PDF, was sich hervorragend eignet, um ansprechende und formatierte Dokumente zu erzeugen. Nach dieser Konvertierung kann die PDF-Datei entweder in einem SharePoint-Ordner, OneDrive oder einer anderen Archivlösung gespeichert werden oder per E-Mail an einen Nutzer gesendet werden.
Alternative Ansätze und Tools
Neben Power Automate gibt es auch andere Methoden, jedoch sind diese meist komplexer oder erfordern zusätzliche Lizenzen. Einige Anwender nutzen beispielsweise Azure Functions oder Drittanbieterdienste zur PDF-Erstellung, welche von PowerApps via HTTP-Aufrufe oder Konnektoren angesprochen werden. Dieses Vorgehen ist vor allem dann sinnvoll, wenn sehr individuelle Anforderungen an das Layout oder die Datenformate bestehen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, Screenshots oder Bilder der App-Oberflächen zu generieren und diese in PDF-Dateien umzuwandeln. Dies ist jedoch meist eher ein Workaround und weniger flexibel bei dynamischen oder umfangreichen Daten.
Fazit
Das Exportieren von Daten aus PowerApps in PDF-Dateien erfordert in der Regel den Einsatz von Microsoft Power Automate, um den gewünschten Workflow abzubilden. Eine direkte Exportfunktion existiert aktuell nicht, weshalb Power Automate genutzt wird, um Daten aufzubereiten, in HTML zu transformieren und dann als PDF zu generieren. Diese Lösung ist vielseitig, gut in die Microsoft-Umgebung integriert und ermöglicht die Automatisierung verschiedenster Szenarien, vom Berichtswesen bis zum Formularexport. Mit etwas Einarbeitung lassen sich so professionelle PDF-Exports in PowerApps realisieren.