Wie kann man in Concur eine Quittung (Receipt) löschen?
- Einleitung
- Voraussetzungen zum Löschen von Quittungen in Concur
- Schritte zum Löschen einer Quittung
- Besonderheiten und häufige Probleme
- Fazit
Einleitung
Concur ist eine weit verbreitete Software, die Unternehmen dabei hilft, Reisekosten und Spesen effizient zu verwalten. Dabei werden Belege oder Quittungen (Receipts) häufig erfasst, um Ausgaben nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Manchmal kann es jedoch notwendig sein, eine einmal erfasste Quittung zu löschen, etwa wenn diese versehentlich hinzugefügt wurde oder doppelt vorhanden ist. In diesem Artikel wird erklärt, wie man in Concur eine Quittung löschen kann.
Voraussetzungen zum Löschen von Quittungen in Concur
Bevor eine Quittung gelöscht werden kann, ist es wichtig zu wissen, dass die Möglichkeit dazu von den jeweiligen Benutzerrechten abhängt. In vielen Unternehmen sind Administratoren oder Personen mit bestimmten Berechtigungen dazu befugt, Belege zu entfernen. Außerdem darf die Quittung nicht Teil einer bereits genehmigten oder eingereichten Reisekostenabrechnung sein, da diese normalerweise nicht mehr verändert werden darf, ohne den Genehmigungsprozess zu durchlaufen.
Schritte zum Löschen einer Quittung
Um eine Quittung in Concur zu löschen, muss man sich zunächst im Benutzerkonto anmelden und zur entsprechenden Reisekostenabrechnung oder zum Ausgabenbericht navigieren, in dem die Quittung hinterlegt ist. Innerhalb des Belegbereichs werden alle eingescannten oder hochgeladenen Quittungen angezeigt. Dort wird die betreffende Quittung ausgewählt. Über das Belegmenü oder die Optionen (oft als drei Punkte oder Zahnrad dargestellt) findet man die Funktion Löschen oder Remove Receipt. Nach Auswahl dieser Option erfolgt in der Regel eine Sicherheitsabfrage, um ein versehentliches Entfernen zu vermeiden. Nach Bestätigung wird die Quittung aus dem System gelöscht.
Besonderheiten und häufige Probleme
In einigen Fällen ist es nicht möglich, eine Quittung zu löschen, insbesondere wenn diese bereits Teil einer abgeschlossenen Abrechnung ist oder von der Buchhaltung geprüft wird. In solchen Situationen bietet Concur meist die Möglichkeit, die Quittung zu deaktivieren oder eine Notiz hinzuzufügen, die erklärt, warum der Beleg nicht berücksichtigt werden darf. Falls weiterhin Unklarheiten bestehen, sollte man sich an den Concur-Administrator des Unternehmens oder den Support wenden, um Unterstützung zu erhalten.
Fazit
Das Löschen von Quittungen in Concur ist grundsätzlich möglich, sofern entsprechende Berechtigungen vorhanden sind und sich die Quittung nicht in einem abgeschlossenen Abrechnungsprozess befindet. Die Funktion zum Entfernen befindet sich im Beleg- oder Ausgabenbereich und ist über das Menü der jeweiligen Quittung erreichbar. Bei Schwierigkeiten oder begrenzten Zugriffsrechten empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit dem Concur-Administrator oder Kundenservice. So bleibt die Reisekostenabrechnung stets korrekt und übersichtlich.