Wie kann ich meine Reisekosten in der Concur App erfassen?
- Einloggen und Starten
- Neue Reisekostenaufzeichnung erstellen
- Belegdaten eingeben und Beleg erfassen
- Reisekosten kategorisieren und zuordnen
- Reisekostenbericht erstellen und überprüfen
- Bericht abschicken und Status verfolgen
- Tipp für eine effiziente Nutzung
Einloggen und Starten
Um Ihre Reisekosten in der Concur App zu erfassen, öffnen Sie zunächst die App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an, also Ihrem Benutzernamen und Passwort. Sobald Sie eingeloggt sind, gelangen Sie zum Hauptmenü, wo Sie verschiedene Optionen zur Verwaltung Ihrer Reisekosten und Ausgaben finden.
Neue Reisekostenaufzeichnung erstellen
Wählen Sie im Hauptmenü die Funktion zum Erfassen neuer Ausgaben oder Reisekosten. Dies kann je nach Version der App unterschiedlich bezeichnet sein, häufig finden Sie einen Button mit der Bezeichnung Ausgabe hinzufügen oder ein Plus-Zeichen (+). Damit starten Sie die Eingabe eines neuen Belegs oder einer Reisekostenaufstellung.
Belegdaten eingeben und Beleg erfassen
Sie haben die Möglichkeit, Belege per Foto direkt in der App zu erfassen. Nutzen Sie die Kamera-Funktion innerhalb der Concur App, um den Beleg sofort abzufotografieren oder laden Sie bereits vorhandene Bilder hoch. Anschließend werden Sie aufgefordert, die Details zu erfassen, wie etwa das Datum, den Betrag, die Währung, den Ausgaben-Typ (z. B. Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung) und eine kurze Beschreibung der Ausgabe. Manche Apps erkennen automatisch Daten aus dem Bild des Belegs, dennoch ist eine Kontrolle und ggf. Korrektur wichtig.
Reisekosten kategorisieren und zuordnen
Richtiges Kategorisieren ist wichtig für die spätere Abrechnung. Wählen Sie für jede erfasste Ausgabe die passende Kategorie aus, damit die Reisekosten korrekt in Ihrem Bericht erscheinen. Außerdem können Sie Ihre Ausgaben einem bestimmten Reiseanlass oder Projekt zuordnen, sofern dies in Ihrem Unternehmen vorgesehen ist.
Reisekostenbericht erstellen und überprüfen
Nachdem Sie alle relevanten Belege erfasst haben, können Sie in der App einen Reisekostenbericht erstellen. Dieser fasst sämtliche Ausgaben übersichtlich zusammen und ermöglicht Ihnen eine letzte Prüfung, bevor Sie den Bericht einreichen. Gehen Sie sicher, dass alle Belege vollständig hochgeladen und alle Angaben korrekt sind. Folgen Sie den Hinweisen der App, um den Bericht zu benennen und gegebenenfalls Kommentare hinzuzufügen.
Bericht abschicken und Status verfolgen
Ist Ihr Reisekostenbericht fertiggestellt und überprüft, können Sie diesen direkt aus der Concur App heraus an die zuständige Abteilung oder Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung senden. Die App bietet zudem die Möglichkeit, den Status Ihres Berichts nachzuverfolgen, sodass Sie immer informiert sind, ob Ihr Antrag freigegeben oder noch in Bearbeitung ist.
Tipp für eine effiziente Nutzung
Nutzen Sie die Funktion der Concur App, um Belege zeitnah zu erfassen, möglichst direkt nach Entstehen der Kosten. So vermeiden Sie das Verlieren von Belegen und sparen Zeit bei der finalen Erstellung Ihres Berichts. Die automatische Texterkennung und Kategorisierung hilft Ihnen dabei, den Aufwand gering zu halten.