Wie kann ich in Microsoft Planner Benachrichtigungen für abgeschlossene Aufgaben deaktivieren?
- Einleitung
- Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Planner aufrufen
- Benachrichtigungen innerhalb von Planner anpassen
- Alternative: Benachrichtigungen über Outlook regeln
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Planner ist ein nützliches Tool zur Aufgabenorganisation innerhalb von Teams und Projekten. Standardmäßig erhält man Benachrichtigungen, wenn Aufgaben erstellt, zugewiesen oder abgeschlossen werden. Manche Nutzer möchten jedoch speziell die Benachrichtigungen für abgeschlossene Aufgaben deaktivieren, um weniger E-Mails oder Meldungen zu erhalten. Da Planner eng mit Microsoft 365 integriert ist, erfolgt die Benachrichtigungssteuerung über die Einstellungen innerhalb von Planner und teilweise auch über Outlook. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie diese Benachrichtigungen deaktivieren können.
Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Planner aufrufen
Öffnen Sie zunächst die Microsoft Planner-Webanwendung über tasks.office.com und melden Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. In der Planner-Ansicht klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen, um das Menü zu öffnen, und wählen dort Einstellungen aus. Die Einstellungen für Benachrichtigungen sind dahinter versteckt.
Benachrichtigungen innerhalb von Planner anpassen
In den Einstellungen finden Sie einen Bereich namens Benachrichtigungen. Hier werden standardmäßig verschiedene Checkboxen angezeigt, mit denen Sie steuern können, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen. Leider gibt es in Planner keine direkte Option, um ausschließlich Benachrichtigungen für abgeschlossene Aufgaben komplett auszuschalten. Allerdings können Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, indem Sie die jeweiligen Kontrollkästchen abwählen. Dies betrifft unter anderem die Informationen über abgeschlossene Aufgaben.
Alternative: Benachrichtigungen über Outlook regeln
Da Planner-Benachrichtigungen oft per E-Mail über Microsoft Outlook zugestellt werden, können Sie alternativ in Outlook eine Regel einrichten, die E-Mails, die auf abgeschlossene Aufgaben hinweisen, filtert oder automatisch in einen Unterordner verschiebt. Öffnen Sie dazu Outlook, gehen Sie zu den Einstellungen für Regeln oder "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" und definieren Sie eine Regel, die Nachrichten mit bestimmten Betreffzeilen oder Absendern z.B. Planner erkennt und entsprechend behandelt. So gelangen die Benachrichtigungen zu abgeschlossenen Aufgaben nicht mehr in den Posteingang.
Zusammenfassung
Direkt in Microsoft Planner gibt es keine separate Einstellung, um nur die Benachrichtigungen für abgeschlossene Aufgaben zu deaktivieren. Sie können entweder alle benachrichtigungsbezogenen E-Mails innerhalb der Planner-Einstellungen ausschalten oder über Outlook eine speziellere Filterregel einrichten, um entsprechende Nachrichten auszublenden. Diese Kombination stellt die praktischste Lösung dar, um störende Benachrichtigungen bei abgeschlossenen Aufgaben zu vermeiden, ohne komplett auf alle Planner-Benachrichtigungen verzichten zu müssen.