Wie kann ich in der Shopify POS App eine Rechnung per E-Mail verschicken?
- Vorbereitung: Kundeninformationen eingeben
- Rechnung während des Bezahlvorgangs per E-Mail versenden
- Rechnung auch nach dem Verkauf per E-Mail nachsenden
- Wichtige Hinweise und Tipps
- Zusammenfassung
Die Shopify POS App bietet eine einfache Möglichkeit, Rechnungen direkt nach einem Verkauf per E-Mail an Ihre Kunden zu senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Kunden ihre Quittungen digital erhalten möchten oder wenn Sie einen elektronischen Nachweis über die Transaktion bereitstellen wollen. Im Folgenden erkläre ich Ihnen ausführlich, wie Sie dabei vorgehen.
Vorbereitung: Kundeninformationen eingeben
Bevor Sie eine Rechnung per E-Mail verschicken können, müssen Sie sicherstellen, dass die Kundendaten, insbesondere die E-Mail-Adresse, im Verkaufsvorgang hinterlegt sind. Während des Verkaufsprozesses in der Shopify POS App haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Kunden anzulegen oder einen bestehenden Kunden aus Ihrer Datenbank auszuwählen. Wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, geben Sie dort die relevanten Kontaktinformationen ein, einschließlich der E-Mail-Adresse. Ist der Kunde bereits gespeichert, prüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt ist.
Rechnung während des Bezahlvorgangs per E-Mail versenden
Nachdem Sie alle Produkte oder Dienstleistungen im Warenkorb erfasst haben und zur Kasse gehen, wählen Sie alle gewünschten Zahlungsarten aus und schließen den Verkauf ab. Direkt nach der Bestätigung des Bezahlvorgangs bietet die Shopify POS App die Möglichkeit, eine Quittung zu versenden. Hier können Sie "E-Mail senden" auswählen, woraufhin das System automatisch die Rechnung an die zuvor eingegebene E-Mail-Adresse des Kunden verschickt.
Falls die Option zum Versand per E-Mail nicht sofort erscheint, achten Sie darauf, den Kunden im Verkaufsvorgang korrekt ausgewählt zu haben, da die App sonst keine Versandadresse für die E-Mail hat.
Rechnung auch nach dem Verkauf per E-Mail nachsenden
Sollten Sie die Rechnung einmal nicht direkt nach dem Verkauf verschicken, können Sie dies auch später nachholen. Öffnen Sie dazu in der Shopify POS App den Bereich "Verkäufe" oder "Bestellungen", suchen Sie den entsprechenden Verkauf heraus und öffnen Sie die Detailansicht. Dort gibt es in der Regel eine Option, um die Quittung oder Rechnung erneut zu senden. Wählen Sie "E-Mail senden" aus, und die Rechnung wird an die hinterlegte Adresse geschickt.
Wichtige Hinweise und Tipps
Damit der E-Mail-Versand reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass in Ihren Shop-Einstellungen das Versenden von Quittungen per E-Mail aktiviert ist. Dies können Sie im Shopify Admin Bereich unter "Einstellungen" > "Benachrichtigungen" prüfen und anpassen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden die korrekten E-Mail-Adressen angeben, da der Versand sonst fehlschlagen kann.
Die Shopify POS App unterstützt verschiedene Arten von Quittungen wie einfache Zahlungsbelege oder detaillierte Rechnungen. Je nach Ihren Einstellungen kann die versendete E-Mail unterschiedliche Informationen enthalten, daher lohnt es sich, auch diese Einstellungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Zusammenfassung
Um eine Rechnung per E-Mail mit der Shopify POS App zu verschicken, stellen Sie sicher, dass die Kunden-E-Mail-Adresse im Verkaufsvorgang eingetragen ist. Nach dem Abschluss des Verkaufs können Sie direkt die Option E-Mail senden nutzen, um die Rechnung an den Kunden zu schicken. Alternativ lassen sich Rechnungen auch nachträglich im Verkaufsverlauf erneut per E-Mail versenden. Kontrolle und Aktivierung des E-Mail-Versands sowie korrekte Kundendaten sind entscheidend für einen erfolgreichen Versand.