Wie kann ich in der Outlook App ein freigegebenes Postfach hinzufügen?
- Einleitung
- Voraussetzungen für das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs
- Freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzufügen
- Alternative Möglichkeiten und Tipps
- Fazit
Einleitung
Die Outlook App ist ein weitverbreitetes Tool zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass mehrere Nutzer Zugriff auf ein freigegebenes Postfach erhalten, um gemeinsame E-Mails zu verwalten oder Projekte effizienter zu koordinieren. Die Frage, wie ein solches freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzugefügt werden kann, ist daher sehr relevant für die tägliche Arbeit.
Voraussetzungen für das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs
Bevor ein freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzugefügt werden kann, muss sichergestellt werden, dass der Nutzer die erforderlichen Berechtigungen hat. Diese werden in der Regel vom Administrator des E-Mail-Systems vergeben. Ohne entsprechende Zugriffsrechte ist es nicht möglich, das Postfach in der App zu integrieren. Zudem ist wichtig, dass die Outlook App aktuell ist, da ältere Versionen möglicherweise nicht alle Funktionen für freigegebene Postfächer unterstützen.
Freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzufügen
In der Outlook App selbst erfolgt das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs derzeit nicht automatisch über die Kontoeinstellungen. Stattdessen wird das freigegebene Postfach normalerweise automatisch eingeblendet, sobald der Nutzer die erforderlichen Berechtigungen erhalten hat und sein Hauptkonto in der App hinterlegt ist. Das bedeutet, dass das freigegebene Postfach unter dem Hauptpostfach in der Ordnerliste angezeigt wird, ohne dass eine manuelle Eingabe der Daten notwendig ist.
Falls das freigegebene Postfach nicht automatisch erscheint, kann es in der mobilen Outlook App für iOS und Android nötig sein, das Postfach explizit hinzuzufügen. Hierbei ist folgendes Vorgehen hilfreich: Man öffnet die Kontoeinstellungen in der Outlook App, navigiert zum Bereich für E-Mail-Konten, und fügt unter Umständen das Konto manuell als zusätzliches Konto hinzu. Wichtig ist, dass hierfür die Anmeldedaten des freigegebenen Postfachs oder entsprechende Zugriffsrechte erforderlich sind. In manchen Fällen ist es jedoch nicht möglich, das freigegebene Postfach separat in der mobilen App hinzuzufügen, sondern es wird ausschließlich über das Hauptkonto verwaltet.
Alternative Möglichkeiten und Tipps
Sollte das direkte Hinzufügen in der Outlook App nicht funktionieren, gibt es alternative Wege, um auf ein freigegebenes Postfach zuzugreifen. Ein häufig genutzter Ansatz ist die Verwendung von Outlook im Web, also über den Browser, wo freigegebene Postfächer problemlos eingebunden und verwaltet werden können. Zudem sollte geprüft werden, ob der Administrator die Berechtigungen korrekt gesetzt hat und ob die Synchronisation zwischen Exchange-Server und Outlook App ordnungsgemäß funktioniert.
Ebenso kann es hilfreich sein, die Outlook App vollständig zu aktualisieren oder neu zu installieren, da Software-Updates häufig Verbesserungen im Bereich der Verwaltung freigegebener Postfächer enthalten.
Fazit
Das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in der Outlook App setzt voraus, dass der Nutzer die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt und das Postfach im Hauptkonto hinterlegt ist. In den meisten Fällen wird das freigegebene Postfach automatisch unter dem Hauptpostfach angezeigt. Sollte dies nicht geschehen, hilft es, die App auf den neuesten Stand zu bringen oder alternative Zugriffswege wie Outlook Web zu nutzen. Ein direktes manuelles Hinzufügen ist bei der mobilen Version der Outlook App oft eingeschränkt, weshalb die Verwaltung über das Hauptkonto erfolgt.