Wie kann ich Export meiner WhatsApp Business Chats als Backup sichern?
- Einführung in den Export und Backup von WhatsApp Business Chats
- Automatische Backups mit WhatsApp Business
- Export einzelner Chatverläufe
- Manuelles Backup über lokale Speicherung
- Wiederherstellung der Backups
- Rechtliche Hinweise und Datenschutz
- Zusammenfassung
Einführung in den Export und Backup von WhatsApp Business Chats
WhatsApp Business bietet speziell für Unternehmen optimierte Funktionen zur Kommunikation mit Kunden. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das Sichern von Chatverläufen, um wichtige Informationen dauerhaft verfügbar zu halten oder für rechtliche Zwecke zu archivieren. Es gibt verschiedene Wege, um einen Export oder ein Backup der WhatsApp Business Chats zu erstellen. Im Folgenden wird ausführlich beschrieben, wie Sie Ihre Chats sichern können.
Automatische Backups mit WhatsApp Business
WhatsApp Business ermöglicht es automatisch Backup-Kopien Ihrer Chats anzulegen. Diese Backups können wahlweise in der Cloud gespeichert werden – unter Android typischerweise über Google Drive, unter iOS über iCloud. Um die automatische Backup-Funktion zu nutzen, öffnen Sie WhatsApp Business und gehen in die Einstellungen. Dort wählen Sie Chats und anschließend den Menüpunkt Chat-Backup. Hier können Sie festlegen, wie häufig Backups gespeichert werden sollen, beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich. Zudem können Sie einstellen, ob Videos in das Backup eingeschlossen werden sollen – zu beachten ist hierbei, dass Videos den Speicherbedarf deutlich erhöhen.
Das automatische Backup enthält alle Nachrichten und Medien, sodass im Falle eines Gerätewechsels oder einer Neuinstallation der Anwendung Ihre Chats wiederhergestellt werden können.
Export einzelner Chatverläufe
Wenn Sie nicht das gesamte Chat-Archiv sichern möchten, sondern nur einzelne Gespräche exportieren wollen, steht Ihnen in WhatsApp Business eine Exportfunktion zur Verfügung. Diese ermöglicht es, ausgewählte Chats als Datei zu exportieren und zum Beispiel per E-Mail zu versenden oder anderweitig zu speichern.
Um einen Chat zu exportieren, öffnen Sie den gewünschten Chat-Verlauf und tippen oben auf den Namen des Kontakts oder der Gruppe, um die Chat-Info aufzurufen. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie dort Chat exportieren oder Chat per E-Mail senden (beide Bezeichnungen können je nach WhatsApp-Version leicht variieren). Anschließend bietet WhatsApp Ihnen die Möglichkeit, den Chat mit oder ohne Medien anzuhängen. Das inkludieren von Medien erhöht die Dateigröße, kann aber für eine vollständige Dokumentation sinnvoll sein.
Der Chat wird in einer Textdatei im .txt-Format exportiert, die Gesprächsverläufe werden chronologisch angezeigt. Medieninhalte werden als separate Dateien angehängt oder als Platzhalter im Text gekennzeichnet.
Manuelles Backup über lokale Speicherung
Unter Android erstellt WhatsApp Business ebenfalls lokale Backups auf dem Telefonspeicher. Diese Dateien befinden sich üblicherweise im Ordner WhatsApp/Databases. Hier werden Chatdaten regelmäßig in verschlüsselten Backup-Dateien im Format msgstore-YYYY-MM-DD.1.db.crypt12 gespeichert. Um diese Dateien manuell zu sichern, verbinden Sie das Smartphone per USB mit einem Computer oder nutzen einen Datei-Manager auf dem Gerät, um den genannten Ordner vollständig zu kopieren. Dieses manuelle Backup kann unabhängig von Cloud-Diensten genutzt werden, erfordert jedoch bei Wiederherstellung meist die gleiche Telefonnummer und das gleiche Google-Konto.
Wiederherstellung der Backups
Falls Sie ein Backup wiederherstellen möchten, müssen WhatsApp Business auf einem Gerät mit derselben Telefonnummer neu installiert werden. Während der Einrichtung erkennt die App vorhandene Backups in der Cloud oder auf dem Gerät und bietet automatisch die Möglichkeit der Wiederherstellung an. Dabei werden die Chats aus dem zuletzt erstellten Backup eingespielt.
Im Falle eines Exports einzelner Chats als Textdatei erfolgt die Wiederherstellung nicht automatisch. Hier müssen Sie die Dateien manuell öffnen oder archivieren, da sie nicht in die WhatsApp-App zurückimportiert werden können.
Rechtliche Hinweise und Datenschutz
Beachten Sie bei der Sicherung und Archivierung von WhatsApp Business Chats unbedingt die datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere die DSGVO. Informieren Sie Kunden gegebenenfalls über die Speicherung und Nutzung ihrer Daten. Zudem sollten Sie Backups sicher speichern und den Zugriff Unbefugter verhindern, da Chatverläufe oft vertrauliche Informationen enthalten.
Zusammenfassung
Um WhatsApp Business Chats als Backup zu sichern, können Sie die automatische Backup-Funktion über Google Drive oder iCloud nutzen, einzelne Chats über die Export-Funktion als Textdateien sichern oder manuell lokale Backup-Dateien kopieren. Die Wahl der Methode hängt vom Umfang und Zweck der Sicherung ab. Für vollständige Wiederherstellungen ist das Cloud-Backup der komfortabelste Weg, während der Export einzelner Chats eher der Archivierung oder der separaten Dokumentation dient.