Wie kann ich eine PowerApps-App mit externen Benutzern teilen?
- Einleitung
- Grundlagen der Freigabe von PowerApps-Apps
- Externe Benutzer in Microsoft 365 integrieren
- Freigabe der App für den Gastbenutzer
- Einschränkungen und Voraussetzungen
- Alternativen zur direkten Freigabe
- Zusammenfassung
Einleitung
PowerApps ist ein leistungsfähiges Tool von Microsoft, mit dem Anwender schnell und einfach individuelle Geschäftsanwendungen erstellen können. Häufig stellt sich die Frage, wie man eine erstellte PowerApps-App auch mit externen Benutzern außerhalb der eigenen Organisation teilen kann. Das ist besonders wichtig in Szenarien, in denen Kunden, Partner oder Dienstleister Zugriff auf die App benötigen, ohne Teil des internen Microsoft 365-Mandanten zu sein.
Grundlagen der Freigabe von PowerApps-Apps
Die Freigabe von PowerApps-Apps erfolgt standardmäßig innerhalb der eigenen Organisation, also den Benutzern, die im gleichen Azure Active Directory (Azure AD) Mandanten registriert sind. Dabei kann man einzelne Benutzer oder Sicherheitsgruppen zur Nutzung der App berechtigen. Externe Benutzer, die sich nicht im gleichen Azure AD befinden, sind standardmäßig nicht berechtigt, da die Identitäten geprüft werden müssen.
Externe Benutzer in Microsoft 365 integrieren
Um einer externen Person den Zugriff auf eine PowerApps-App zu ermöglichen, ist der erste Schritt, diese als "Gastbenutzer" im eigenen Azure Active Directory hinzuzufügen. Dies geschieht durch Einladen des externen Nutzers via Azure AD B2B (Business to Business). Der externe Benutzer erhält dabei eine Einladung, die er annehmen muss. Nach der Annahme ist der Gastbenutzer Teil des eigenen Azure AD-Mandanten, auch wenn er weiterhin sein eigenes Login aus seiner Organisation nutzt.
Freigabe der App für den Gastbenutzer
Nachdem der externe Benutzer als Gast hinzugefügt wurde, kann die PowerApps-App für ihn freigegeben werden. Im PowerApps-Portal können Sie unter Apps Ihre Anwendung auswählen und dann über die Freigabeoption den Gastbenutzer per E-Mail-Adresse hinzufügen. Dabei können entsprechende Berechtigungen vergeben werden, zum Beispiel Nutzer- oder Besitzerrechte. Der Gastbenutzer kann sich anschließend mit seinem Konto anmelden und die App nutzen.
Einschränkungen und Voraussetzungen
Ein wichtiger Hinweis: Die Erstellung eines Gastbenutzers im Azure AD setzt voraus, dass Ihre Organisation externe Gastzugriffe erlaubt und diese Funktion im Azure AD entsprechend konfiguriert ist. Außerdem benötigt der Gastbenutzer eine gültige Lizenz, die den Zugriff auf PowerApps ermöglicht. Dies kann entweder eine Lizenz aus der eigenen Organisation oder eine durch die eigene Organisation bereitgestellte Lizenz sein.
Zusätzlich ist zu beachten, dass nicht alle Datenquellen in PowerApps automatisch für externe Benutzer freigegeben sind. Wenn Ihre App auf SharePoint, Dataverse oder andere Dienste zugreift, müssen diese ebenfalls so konfiguriert sein, dass der externe Benutzer Zugriff erhält.
Alternativen zur direkten Freigabe
In einigen Fällen kann die direkte Freigabe der PowerApps-App an externe Benutzer komplex sein und administrative Hürden mit sich bringen. Alternativ kann man über Portallösungen wie Power Apps Portals nachdenken, die speziell für externe Nutzerzugriffe ausgelegt sind, ohne dass jeder Nutzer explizit im Azure AD als Gast hinzugefügt werden muss. Diese Portale erlauben anonyme oder registrierte externe Zugriffe und bieten somit eine benutzerfreundlichere Alternative.
Zusammenfassung
Das Teilen einer PowerApps-App mit externen Benutzern ist grundsätzlich möglich, erfordert jedoch, dass externe Nutzer als Gastbenutzer ins eigene Azure AD eingeladen werden. Danach erfolgt die Freigabe der App an diese Nutzer im PowerApps-Portal. Dabei sollten auch Lizenzierung und Zugriffsrechte auf die verwendeten Datenquellen beachtet werden. Für umfangreiche externe Zugriffe können Power Apps Portals eine sinnvolle Alternative darstellen.