Wie informiere ich über die Erreichbarkeit während des Urlaubs per E-Mail?
- Einleitung und Zweck der Mitteilung
- Angabe des Urlaubszeitraums
- Information zur Erreichbarkeit während des Urlaubs
- Information über alternative Ansprechpartner
- Freundlicher Abschluss und Ausblick
- Beispiel für eine Formulierung
Einleitung und Zweck der Mitteilung
Wenn man seinen bevorstehenden Urlaub kommuniziert, ist es wichtig, die Erreichbarkeit klar und freundlich darzustellen. Eine solche E-Mail dient dazu, Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner frühzeitig zu informieren, damit sie gegebenenfalls ihre Anfragen und Anliegen anpassen oder andere Ansprechpartner nutzen können. Eine gut formulierte Nachricht vermeidet Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf während der Abwesenheit.
Angabe des Urlaubszeitraums
Zu Beginn der E-Mail sollte der genaue Zeitraum des Urlaubs genannt werden. Es empfiehlt sich, dabei sowohl das Startdatum als auch das Enddatum klar und deutlich zu benennen. Dies schafft Transparenz und gibt den Empfängern die nötigen Informationen, um den Zeitraum der Nichtverfügbarkeit einzuschätzen. Optional kann man auch angeben, ab wann man wieder regulär erreichbar ist.
Information zur Erreichbarkeit während des Urlaubs
Der zentrale Teil der Nachricht sollte Auskunft darüber geben, in welchem Umfang und ob man während des Urlaubs erreichbar ist. Falls man komplett nicht erreichbar sein wird, ist es wichtig, das klar zu sagen, um Erwartungen zu steuern. Sollte eine eingeschränkte Erreichbarkeit bestehen, zum Beispiel per E-Mail oder Telefon in dringenden Fällen, kann man dies ebenfalls erwähnen und gegebenenfalls bestimmte Zeiten oder Bedingungen nennen.
Information über alternative Ansprechpartner
Um weiterhin eine gute Betreuung sicherzustellen, ist es hilfreich, alternative Kontaktpersonen zu nennen. Diese sollten erreichbar und in der Lage sein, dringende Anliegen oder Vertretungen zu übernehmen. Dabei ist es sinnvoll, Namen, Funktionen und Kontaktmöglichkeiten anzugeben, damit die Empfänger wissen, an wen sie sich wenden können.
Freundlicher Abschluss und Ausblick
Im Abschluss der E-Mail sollte man sich für das Verständnis bedanken und den Empfängern eventuell eine schöne Urlaubszeit wünschen. Ein positiver und höflicher Ton rundet die Mitteilung ab. Optional kann man noch mitteilen, dass man nach dem Urlaub gern wieder für Fragen und Anliegen zur Verfügung steht.
Beispiel für eine Formulierung
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte Sie darüber informieren, dass ich vom 1. Juli bis einschließlich 15. Juli im Urlaub bin und in diesem Zeitraum nur eingeschränkt per E-Mail erreichbar bin. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Müller unter der E-Mail-Adresse mueller@firma.de oder telefonisch unter 01234 56789.
Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ab dem 16. Juli stehe ich Ihnen wieder wie gewohnt zur Verfügung.