Wie funktioniert die Terminplanung in der Calendly App?
- Einführung in Calendly
- Verfügbarkeit festlegen und Kalenderintegration
- Erstellung von Terminarten und Einladungslinks
- Buchung und Terminbestätigung
- Erinnerungen und Anpassungen
- Zusätzliche Funktionen und Automatisierungen
- Fazit
Einführung in Calendly
Calendly ist eine Online-Terminplanungssoftware, die den Prozess der Terminvereinbarung zwischen Personen erheblich vereinfacht.
Statt mühsam per E-Mail oder Telefon einen passenden Zeitpunkt für ein Meeting oder eine Besprechung zu finden, ermöglicht Calendly
eine automatisierte, benutzerfreundliche Lösung. Nutzer können ihre Verfügbarkeit festlegen, damit andere direkt einen passenden Termin buchen können.
Verfügbarkeit festlegen und Kalenderintegration
Um mit der Terminplanung in Calendly zu beginnen, integriert der Nutzer zunächst seine bestehenden Kalenderkonten wie Google Kalender, Outlook oder iCloud.
Diese Integration sorgt dafür, dass bereits bestehende Termine automatisch erkannt und blockiert werden, sodass keine Doppelbuchungen entstehen.
Danach definiert der Nutzer seine verfügbaren Zeitfenster für Meetings. Diese Verfügbarkeit kann flexibel angepasst werden, etwa nach Wochentagen oder bestimmten Uhrzeiten, um den eigenen Arbeitsrhythmus optimal abzubilden.
Erstellung von Terminarten und Einladungslinks
Anschließend können verschiedene Terminarten erstellt werden, etwa 15-minütige Beratungsgespräche, 30-minütige Teammeetings oder längere Workshops.
Jede Terminart kann individuell konfiguriert werden, beispielsweise hinsichtlich der Dauer, Pufferzeiten zwischen Terminen oder der maximalen Anzahl von Terminen pro Tag.
Für jede dieser Terminarten generiert Calendly einen individuellen Einladungslink, den der Nutzer mit anderen teilen kann, etwa via E-Mail, Website oder Social Media.
So kann der Gegenüber unkompliziert auf die Verfügbarkeiten zugreifen und einen passenden Termin auswählen.
Buchung und Terminbestätigung
Wenn eine Person den Einladungslink öffnet, sieht sie einen übersichtlichen Kalender mit den verfügbaren Zeitfenstern des Nutzers.
Die Auswahl eines passenden Termins erfolgt mit wenigen Klicks. Im Buchungsprozess können zudem wichtige Informationen, wie Name, E-Mail-Adresse und weitere Fragen hinterlegt werden.
Nach Abschluss der Buchung wird der Termin automatisch im Kalender des Nutzers eingetragen und der Teilnehmer erhält eine Bestätigung per E-Mail.
Erinnerungen und Anpassungen
Calendly versendet vor dem Termin automatische Erinnerungen und kann bei Bedarf auch Follow-Up E-Mails verschicken.
Zudem können Termine vom Nutzer oder vom Gast einfach geändert oder storniert werden, wobei die Kalender automatisch aktualisiert werden.
So entsteht eine durchgängige, stressfreie Organisation von Meetings ohne doppelte Koordination.
Zusätzliche Funktionen und Automatisierungen
Über die Grundfunktion hinaus bietet Calendly auch Integrationen mit anderen Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder diversen CRM-Systemen.
So können Termine direkt mit Videokonferenz-Links versehen oder Kontaktinformationen automatisiert weiterverarbeitet werden.
Dies unterstützt eine nahtlose Workflow-Automatisierung und erhöht die Effizienz im Umgang mit Kunden, Kollegen und Partnern.
Fazit
Die Terminplanung in der Calendly App basiert auf einer einfachen und doch mächtigen Kombination aus Kalenderintegration, flexibler Verfügbarkeitssteuerung und automatisierten Buchungsprozessen.
Dadurch wird die Abstimmung von Terminen sowohl für den Nutzer als auch für dessen Gesprächspartner wesentlich einfacher und schneller.