Wie füge ich externe Benutzer zu einem Microsoft Planner-Plan hinzu?
- Voraussetzungen für das Hinzufügen externer Benutzer
- Externe Benutzer als Gäste zu Ihrem Microsoft 365 Team hinzufügen
- Überprüfung der Gastbenachrichtigung und Annahme der Einladung
- Hinzufügen des externen Benutzers zum Planner-Plan
- Besonderheiten und Einschränkungen
- Zusammenfassung
Voraussetzungen für das Hinzufügen externer Benutzer
Bevor Sie externe Benutzer zu einem Microsoft Planner-Plan hinzufügen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Microsoft Planner ist eng in Microsoft 365 und insbesondere in Microsoft Teams und SharePoint integriert. Um externe Benutzer hinzuzufügen, müssen diese als Gäste in Ihrem Microsoft 365 Tenant eingeladen und akzeptiert werden. Außerdem muss die Gastzugriffsfunktion in Ihrem Tenant aktiviert sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Administrator externe Freigaben in Azure Active Directory und in den Microsoft 365-Einstellungen zulässt.
Externe Benutzer als Gäste zu Ihrem Microsoft 365 Team hinzufügen
Externe Benutzer können nicht direkt im Planner hinzugefügt werden, da Planner-Teilnehmer Mitglieder oder Gäste eines Microsoft 365 Teams sein müssen, das mit dem Planner verbunden ist. Die erste Maßnahme besteht also darin, den externen Benutzer als Gastmitglied zu Ihrem Team hinzuzufügen. Öffnen Sie Microsoft Teams, navigieren Sie zu dem Team, das mit Ihrem Planner-Plan verknüpft ist, und öffnen Sie die Team-Einstellungen. Dort können Sie unter "Mitglieder verwalten" die Option "Mitglied hinzufügen" wählen. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein. Dieser erhält daraufhin eine Einladung, über die er Gastzugriff auf das Team erhält.
Überprüfung der Gastbenachrichtigung und Annahme der Einladung
Der externe Benutzer muss die Einladung akzeptieren, die er per E-Mail erhält. Nach der Annahme ist der Benutzer offiziell als Gastmitglied in Ihrem Microsoft 365 Team vorhanden. Er hat damit Zugriff auf die Ressourcen des Teams, sofern die spezifischen Berechtigungen dies zulassen.
Hinzufügen des externen Benutzers zum Planner-Plan
Da der Planner-Plan an ein Team gekoppelt ist, kann der externe Benutzer nun automatisch auf den entsprechenden Plan zugreifen, wenn er dem Team hinzugefügt wurde. Um sicherzustellen, dass er im Planner sichtbar ist, öffnen Sie den Planner über Microsoft Teams oder direkt über die Planner-Webapp. Unter dem Plan können Sie Teilnehmer verwalten und sehen jetzt auch den externen Benutzer. Sie können ihn Aufgaben zuweisen, er kann neue Aufgaben anlegen und am Plan aktiv teilnehmen.
Besonderheiten und Einschränkungen
Es ist wichtig zu beachten, dass Gastbenutzer in Microsoft 365 über eingeschränkte Rechte verfügen. Beispielsweise haben sie keinen Zugriff auf vertrauliche Daten, die außerhalb des Teams liegen, und einige Funktionen von Planner könnten für Gäste limitiert sein. Außerdem kann Ihr IT-Administrator restriktive Policies eingerichtet haben, die das Hinzufügen von Gästen zum Planner oder die Nutzung bestimmter Funktionen unterbinden. Prüfen Sie daher bei Problemen die Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Zusammenfassung
Zusammenfassend ist das Hinzufügen externer Benutzer zu einem Microsoft Planner-Plan nur möglich, wenn diese zuerst als Gastmitglieder in das Microsoft 365 Team eingeladen werden, das den Planner-Plan enthält. Nach der erfolgreichen Einladung und Annahme erhalten die externen Benutzer Zugriff auf den Planner und können dort wie normale Mitglieder mitarbeiten. Achten Sie jedoch darauf, dass die notwendigen Gastzulassungen in Ihrem Tenant aktiviert sind und die Gäste die Einladung akzeptieren.