Wie exportiert man Nachrichten aus Outlook?
Einleitung
Microsoft Outlook ist ein weit verbreitetes E-Mail-Programm, das es ermöglicht, E-Mails, Kontakte, Kalender und andere Daten zu verwalten. Das Exportieren von Nachrichten aus Outlook kann notwendig sein, um eine Sicherungskopie zu erstellen, E-Mails in ein anderes Programm zu übertragen oder als Archiv zu speichern. Im Folgenden wird ausführlich beschrieben, wie man Nachrichten aus Outlook exportieren kann.
Export als PST-Datei
Die gängigste Methode zum Exportieren von Nachrichten aus Outlook ist das Erstellen einer PST-Datei. PST steht für Personal Storage Table und ist ein Dateiformat, in dem Outlook Daten speichert. Um Nachrichten zu exportieren, öffnet man zunächst Outlook und klickt im oberen Menü auf Datei. Im erscheinenden Menü wählt man den Punkt Öffnen und Exportieren aus. Anschließend klickt man auf Importieren/Exportieren, was den Import/Export-Assistenten öffnet.
Im Assistenten wählt man In Datei exportieren aus und bestätigt mit Weiter. Danach wählt man Outlook-Datendatei (.pst) als Dateityp und klickt erneut auf Weiter. Nun kann man auswählen, welche Ordner exportiert werden sollen, üblicherweise Posteingang oder ein anderer Nachrichtenordner. Mit der Option Unterordner einbeziehen werden auch alle darin enthaltenen E-Mails exportiert.
Im nächsten Schritt wird ein Speicherort für die PST-Datei festgelegt. Hier kann man durch einen Klick auf Durchsuchen einen passenden Ordner auswählen und der Datei einen Namen geben. Nach Klick auf Fertig stellen beginnt Outlook mit dem Export, der je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Optional kann man ein Passwort für die PST-Datei festlegen, um die exportierten Daten zu schützen.
Nachrichten als Datei speichern
Eine alternative Möglichkeit besteht darin, einzelne Nachrichten oder mehrere E-Mails als separate Dateien zu speichern. Dazu markiert man die gewünschten Nachrichten im Posteingang. Für einzelne E-Mails öffnet man diese und wählt im Menü Datei dann Speichern unter aus. Hier kann man das Format auswählen, beispielsweise als MSG-Datei, Textdatei oder HTML-Datei, und den Speicherort bestimmen.
Für mehrere E-Mails gibt es die Möglichkeit, die Nachrichten auszuwählen und per Drag & Drop in einen Ordner im Windows-Dateisystem zu ziehen, wo sie automatisch als MSG-Dateien gespeichert werden. Diese Methode eignet sich gut, wenn man nur eine Auswahl exportieren möchte und die einzelnen Nachrichten unabhängig voneinander archivieren möchte.
Exportieren in andere Formate
Outlook unterstützt nativ keine direkte Exportfunktion in Formate wie PDF oder CSV für E-Mails. Um Nachrichten beispielsweise als PDF zu speichern, muss man die E-Mails einzeln öffnen und über die Druckfunktion Als PDF drucken wählen. Für CSV-Export eignen sich in erster Linie Kontakt- oder Kalenderdaten, Nachrichten hingegen nicht ohne Weiteres.
Fazit
Der Export von Nachrichten aus Outlook ist vor allem über die Erstellung einer PST-Datei empfehlenswert, wenn viele E-Mails gesichert oder verschoben werden sollen. Für einzelne Nachrichten ist das Speichern als MSG oder Textdatei eine einfache Möglichkeit. Abhängig vom Verwendungszweck gibt es verschiedene Lösungswege, die sich an den Bedürfnissen des Nutzers orientieren.