Wie exportiere ich Berichte oder Konversationsdaten aus der Help Scout App?
Einleitung
Help Scout ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung von Kundenanfragen und Support-Tickets. Oftmals ist es notwendig, Berichte oder Konversationsdaten aus der Plattform zu exportieren, um Analysen durchzuführen, Daten für Präsentationen vorzubereiten oder Backups zu erstellen. Im Folgenden wird ausführlich erläutert, wie Sie solche Exporte innerhalb der Help Scout App durchführen können.
Export von Berichten
Um Berichte aus Help Scout zu exportieren, navigieren Sie zunächst in der App zum Bereich Berichte. Hier stehen verschiedene vorgefertigte Berichtarten zur Verfügung, beispielsweise Team-Leistung, Konversationsvolumen oder Kundenzufriedenheit. Stellen Sie sicher, dass Sie den gewünschten Zeitraum und die entsprechenden Filteroptionen korrekt eingestellt haben, da diese die Daten beeinflussen, die im Bericht enthalten sind.
Nachdem Sie den gewünschten Bericht angezeigt haben, finden Sie im oberen Bereich typischerweise eine Exportfunktion. Diese ist oft als Schaltfläche mit der Bezeichnung Exportieren oder einem Download-Symbol erkennbar. Standardmäßig bietet Help Scout den Export der Berichte als CSV-Datei an. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Download der Datei zu starten. Sollten Sie eine andere Exportoption benötigen, überprüfen Sie, ob Help Scout Aktualisierungen oder zusätzlichen Funktionen für verschiedene Formate bereitstellt.
Export von Konversationsdaten
Der Export von einzelnen oder mehreren Konversationen ist ebenso möglich und erfolgt über den Conversations-Bereich. Wählen Sie zunächst die gewünschten Konversationen aus, entweder einzeln oder durch Mehrfachauswahl. In der Detailansicht einer Konversation finden Sie im Menü oder im Aktionsbereich eine Option wie Exportieren, Drucken oder Als PDF speichern.
Help Scout ermöglicht es häufig, Konversationen als PDF-Datei zu exportieren oder auszudrucken, was insbesondere für die Archivierung oder Weitergabe hilfreich ist. Alternativ können Sie auch einzelne Nachrichten kopieren oder E-Mails aus dem System heraus weiterleiten, um die Daten in einem anderen Format zu speichern. Für umfangreichere Datenexporte, zum Beispiel aller Konversationsdaten eines Zeitraums, bietet Help Scout über die Einstellungen meist eine Möglichkeit, einen Bulk-Export anzufordern, der dann per E-Mail als Download bereitgestellt wird.
Zusätzliche Hinweise und Tipps
Je nach Plan und Berechtigungen innerhalb Ihres Help Scout Accounts können Exportfunktionen variieren. Administratoren haben meist umfassendere Rechte, um große Datenmengen zu exportieren. Falls die Exportoptionen nicht direkt sichtbar sind, lohnt sich ein Blick in die Help Scout Dokumentation oder der Kontakt zum Support.
Für regelmäßig benötigte Exporte empfiehlt es sich, automatisierte Berichtsläufe einzurichten, sofern von Help Scout angeboten. So erhalten Sie Berichte automatisch per E-Mail, ohne manuell exportieren zu müssen.
Fazit
Das Exportieren von Berichten und Konversationsdaten aus Help Scout ist über die Benutzeroberfläche der App relativ einfach möglich. Nutzen Sie die eingebauten Funktionen zum Herunterladen von Berichten im CSV-Format oder zum Speichern von Konversationen als PDF. Für umfangreiche Datenmengen oder spezielle Anforderungen stehen häufig zusätzliche Optionen oder der kundenspezifische Support zur Verfügung. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Support-Daten und können diese flexibel weiterverarbeiten.