Wie erstellt man ein Intranet mit SharePoint?
- Planung und Strukturierung
- Erstellen der SharePoint-Seite
- Anpassung und Integration
- Rechteverwaltung und Sicherheit
- Schulung und Rollout
- Wartung und Weiterentwicklung
Die Erstellung eines Intranets mit SharePoint ist ein strukturierter Prozess, der eine sorgfältige Planung, Konfiguration und Anpassung erfordert. SharePoint bietet als Plattform umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Um ein effektives Intranet zu erstellen, beginnt man zunächst mit der Analyse der Anforderungen und Ziele, die das Intranet erfüllen soll. Dabei werden die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen und Nutzergruppen berücksichtigt sowie die gewünschten Funktionen wie News, Dokumentenablage, Kalender oder Mitarbeiterprofile definiert.
Planung und Strukturierung
Im nächsten Schritt geht es um die Strukturierung der SharePoint-Site. Hier wird entschieden, ob ein klassisches Team- oder Kommunikationsportal verwendet wird. Für ein Intranet eignet sich in der Regel eine Kommunikationsseite, die Informationen breit zugänglich macht und zentrale Nachrichten präsentiert. Die Seitenhierarchie sollte logisch und leicht navigierbar sein, mit klaren Bereichen für verschiedene Themen oder Abteilungen. Eine durchdachte Informationsarchitektur erleichtert den Benutzern die Orientierung und erhöht die Akzeptanz.
Erstellen der SharePoint-Seite
Die SharePoint-Seite wird über das SharePoint Admin Center oder direkt in Microsoft 365 erstellt. Man wählt eine neue Kommunikationsseite aus, benennt sie passend und definiert die URL. Anschließend beginnt man mit der Gestaltung der Startseite, indem man Webparts hinzufügt. Dazu gehören Textbereiche, Bilder, Nachrichtenfeeds, Dokumentenbibliotheken oder Kalender. Diese Webparts sind modular aufgebaut und lassen sich flexibel anpassen. Wichtig ist, die Gestaltung übersichtlich und ansprechend zu gestalten, um die Nutzung zu fördern.
Anpassung und Integration
Nach der Grundstruktur folgt die Anpassung an die Corporate Identity des Unternehmens. Hierzu gehören Farben, Logos und Schriftarten, die mit den Branding-Richtlinien übereinstimmen. Weiterhin können zusätzliche Apps oder Workflows integriert werden, um Prozesse zu automatisieren, etwa für Genehmigungen oder Benachrichtigungen. Die Integration mit anderen Microsoft 365 Diensten wie Teams, Outlook oder OneDrive schafft eine nahtlose Umgebung und erhöht die Produktivität.
Rechteverwaltung und Sicherheit
Ein zentraler Aspekt ist die Rechteverwaltung. SharePoint bietet eine granulare Steuerung, wer welche Inhalte sehen oder bearbeiten darf. Durch das Einrichten von Gruppen und Berechtigungen wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen geschützt sind und die Nutzer nur Zugriff auf relevante Bereiche haben. Zudem sollte die Sicherheitsstrategie mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, um Compliance- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
Schulung und Rollout
Sobald das Intranet funktionsfähig ist, folgt die Einführung bei den Mitarbeitern. Schulungen und Dokumentationen helfen, die Funktionen zu verstehen und optimal zu nutzen. Feedbackrunden nach dem Rollout identifizieren Verbesserungspotenziale und ermöglichen eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform. Eine aktive Kommunikation und Unterstützung sind entscheidend, um das Intranet als zentrale Informationsquelle im Unternehmen zu etablieren.
Wartung und Weiterentwicklung
Die Arbeit mit SharePoint endet nicht nach dem Launch des Intranets. Regelmäßige Wartung, Aktualisierung der Inhalte und Erweiterung der Funktionen sind notwendig, um die Plattform attraktiv und relevant zu halten. Monitoring-Tools helfen, die Nutzung zu analysieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. So kann sichergestellt werden, dass das Intranet langfristig den Bedürfnissen der Organisation entspricht und die Zusammenarbeit fördert.