Wie aktiviere ich die automatische Dateibenennung basierend auf Metadaten in PDFCreator?
- Einführung
- Öffnen der PDFCreator-Einstellungen
- Profil auswählen oder erstellen
- Dateibenennung über Metadaten konfigurieren
- Metadaten im Dokument sicherstellen
- Test und Anwendung
- Zusammenfassung
Einführung
PDFCreator ist ein verbreitetes Tool zum Erstellen von PDFs aus beliebigen druckbaren Dokumenten. Eine sehr nützliche Funktion ist die automatische Dateibenennung, welche auf den Metadaten des Dokuments basiert. Diese Funktion spart Zeit und sorgt für eine bessere Organisation Ihrer Dokumente, da die Dateien automatisch sinnvoll benannt werden, ohne dass Sie jeden Dateinamen manuell eingeben müssen.
Öffnen der PDFCreator-Einstellungen
Um die automatische Dateibenennung zu aktivieren, öffnen Sie zunächst PDFCreator auf Ihrem Computer. Klicken Sie danach im Hauptfenster auf Einstellungen oder das Zahnradsymbol. Bei einigen Versionen finden Sie die Einstellungen auch über das Menü Profile oder Optionen. Dort können Sie alle Einstellungen zur Dateiablage, Benennung und zum Speichern konfigurieren.
Profil auswählen oder erstellen
PDFCreator arbeitet mit Profilen, die festlegen, wie PDFs erstellt und gespeichert werden. Für die automatische Dateibenennung wählen Sie am besten ein bestehendes Profil aus oder erstellen ein neues Profil speziell für Ihre Anforderungen. In den Profileinstellungen können Sie Regeln zur Dateinamenserstellung festlegen.
Dateibenennung über Metadaten konfigurieren
In den Profileinstellungen finden Sie den Abschnitt Speichern oder Automatisches Speichern. Dort aktivieren Sie die Option Datei automatisch speichern, damit PDFCreator die Dateien ohne zusätzliche Nachfragen abspeichert. Anschließend klicken Sie auf das Feld für die Dateinamensvorlage.
Hier können Sie Platzhalter eingeben, die von PDFCreator durch die Dokument-Metadaten ersetzt werden. Typische Platzhalter sind zum Beispiel {title} für den Titel des Dokuments, {author} für den Autor, {date} für das aktuelle Datum oder {subject} für das Thema des Dokuments. Oft bietet die Oberfläche eine Auswahlhilfe, mit der Sie diese Platzhalter auswählen und kombinieren können.
Ein Beispiel wäre die Vorlage {author} - {title} - {date}.pdf, die eine Datei erzeugt, deren Name aus dem Autor, dem Titel und dem Datum besteht. Dadurch wird die Datei automatisch nach den enthaltenen Metadaten benannt.
Metadaten im Dokument sicherstellen
Damit die automatische Benennung funktioniert, müssen die entsprechenden Metadaten im Ausgangsdokument vorhanden sein. Bei Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder LibreOffice können Sie die Dokumenteigenschaften bearbeiten und dort Titel, Autor und andere relevante Informationen hinterlegen. Wenn diese Informationen fehlen, wird PDFCreator die Platzhalter entweder leer lassen oder auf ein Standardformat zurückgreifen.
Test und Anwendung
Speichern Sie nach der Konfiguration Ihr Profil. Drucken Sie danach ein Dokument mit PDFCreator aus, um zu prüfen, ob die automatische Dateibenennung wie gewünscht funktioniert. Die erstellte Datei sollte nun den festgelegten Namen basierend auf den Metadaten tragen. Falls es nicht klappt, überprüfen Sie nochmals die Metadaten im Ausgangsdokument und die Einstellungen im PDFCreator-Profil.
Zusammenfassung
Die automatische Dateibenennung in PDFCreator wird durch die Aktivierung der automatischen Speicherung und die Verwendung von Platzhaltern in der Dateinamensvorlage realisiert. Durch sinnvolle Kombination von Metadaten-Platzhaltern wie Titel, Autor und Datum lässt sich eine strukturierte und informative Dateibenennung erreichen. Ein korrekt gepflegtes Dokument mit Metadaten ist dabei die Grundlage. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten und Ordnung in Ihren PDF-Dateien halten.