Versionsinformationen in Visio Dateien speichern

1. Einleitung
2. Verwendung der Dokumenteigenschaften
3. Einfügen eines Textfeldes auf dem Zeichenblatt
4. Nutzung benutzerdefinierter Shape-Daten
5. Einsatz von Makros und VBA-Code zur Versionsverwaltung
6. Integration von Versionsinformationen in die Dateinamenskonvention
7. Fazit

Einleitung

Microsoft Visio ist ein vielfach genutztes Werkzeug zur Erstellung von Diagrammen und technischen Zeichnungen. Gerade in professionellen Umgebungen ist es oft wichtig, Versionsinformationen einer Visio-Datei abzulegen, um Änderungen nachvollziehbar zu machen und die Datei eindeutig zu identifizieren. Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten dargestellt, wie Versionsinformationen direkt in einer Visio-Datei gespeichert werden können.

Verwendung der Dokumenteigenschaften

Eine der einfachsten und häufigsten Methoden zur Speicherung von Versionsinformationen in Visio ist die Nutzung der integrierten Dokumenteigenschaften (auch bekannt als Dateieigenschaften oder Metadaten). Visio bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Eigenschaften anzulegen, die direkt in der Datei gespeichert werden. Hier kann man beispielsweise eine Eigenschaft namens Version oder Release anlegen und dort die aktuelle Versionsnummer oder den Versionsstatus eintragen. Diese Informationen sind später über das Menü Datei → Informationen → Eigenschaften sichtbar und können ebenfalls in Berichte oder Diagrammtexte eingebunden werden. Die Dokumenteigenschaften sind auch für automatisierte Skripte und Programmierung zugänglich, was eine automatisierte Steigerung der Versionsnummer ermöglicht.

Einfügen eines Textfeldes auf dem Zeichenblatt

Eine weitere praktische Möglichkeit ist es, die Versionsinformationen als sichtbaren Text direkt auf dem Zeichenblatt einzufügen. Dies kann zum Beispiel in einer Fußzeile oder an einer anderen konstanten Position auf der Seite erfolgen. So sind Versionsnummern, Änderungsdaten oder Kommentare unmittelbar für jeden Betrachter sichtbar, ohne die Datei öffnen zu müssen. Dieses Textfeld kann manuell aktualisiert werden oder per Makro automatisiert werden, um die Version stets aktuell zu halten. Der Vorteil dieser Methode liegt in der direkten Sichtbarkeit beim Öffnen der Zeichnung. Allerdings wird die Versionsinformation hierbei als sichtbarer Teil des Diagramms gespeichert, was eventuell beim Export oder der Weiterverwendung berücksichtigt werden muss.

Nutzung benutzerdefinierter Shape-Daten

Visio ermöglicht die Verwendung von Shape-Daten (auch benutzerdefinierte Daten genannt), um zusätzliche Informationen in einzelnen Shapes zu speichern. Es ist möglich, ein verstecktes oder ausgeblendetes Shape auf dem Zeichenblatt einzufügen, dem Versionsinformationen als Shape-Datenfeld zugewiesen werden. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn man Versionsinformationen dokumentieren möchte, die nicht direkt auf dem Zeichenblatt sichtbar sein sollen, aber dennoch Teil der Datei bleiben müssen. Diese Shape-Daten können per Programmierung (VBA oder COM-Add-ins) abgefragt und aktualisiert werden, was eine hohe Flexibilität bietet. Zudem können die Shape-Daten in Exporten oder Berichten berücksichtigt werden.

Einsatz von Makros und VBA-Code zur Versionsverwaltung

Wer komplexere Anforderungen an die Speicherung und Verwaltung von Versionsinformationen hat, kann auf die Programmierung mittels VBA (Visual Basic for Applications) zurückgreifen. Mit VBA können automatisierte Funktionen erstellt werden, die bei jedem Speichervorgang die Versionsnummer erhöhen, ein Änderungsprotokoll anlegen oder Versionsinformationen an mehreren Stellen synchronisieren. Diese Programme können beispielsweise die Dokumenteigenschaften aktualisieren, Textfelder verändern oder Shape-Daten pflegen. Die Skripte können direkt in der Visio-Datei abgelegt werden, was die Verteilung und Nutzung vereinfacht. Der Nachteil dieser Methode ist, dass Makros von manchen Sicherheitseinstellungen blockiert werden können und damit der automatische Ablauf nicht immer garantiert ist.

Integration von Versionsinformationen in die Dateinamenskonvention

Auch wenn dies nicht direkt in der Visio-Datei gespeichert wird, ist es erwähnenswert, dass häufig Versionsinformationen über die Dateinamen manuell oder automatisiert verwaltet werden. Beispielsweise können Datumsangaben, Versionsnummern oder Statuskennzeichnungen in den Dateinamen integriert werden, um eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen. Diese Methode sollte idealerweise mit einer der oben genannten Varianten kombiniert werden, um Datenintegrität und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

Fazit

Zusammenfassend gibt es in Visio mehrere Möglichkeiten, Versionsinformationen in der Datei zu speichern. Die einfachste und am weitesten verbreitete Methode ist die Verwendung von Dokumenteigenschaften, die direkt in der Datei gespeichert und leicht zugänglich sind. Für Sichtbarkeit im Diagramm eignen sich Textfelder auf dem Zeichenblatt. Wer unsichtbare, aber interne Versionsdaten benötigt, kann Shape-Daten verwenden. Für automatisierte und komplexe Szenarien bietet sich der Einsatz von VBA-Makros an. Zusätzlich kann die Dateinamenskonvention zur Versionierung ergänzend genutzt werden. Die Wahl der Methode hängt von den Anforderungen an Sichtbarkeit, Automatisierung und Integration in bestehende Workflows ab.