Versionierung in SharePoint: Unterschiede zwischen Dokumentbibliotheken und Listen
- Grundlagen der Versionierung in SharePoint
- Versionierung in Dokumentbibliotheken
- Versionierung in Listen
- Wesentliche Unterschiede und praktische Auswirkungen
Grundlagen der Versionierung in SharePoint
Die Versionierung in SharePoint ist ein wichtiges Feature, das es ermöglicht, Änderungen an Inhalten nachzuverfolgen und frühere Zustände wiederherzustellen. Sowohl Dokumentbibliotheken als auch Listen unterstützen die Versionierung, doch gibt es wesentliche Unterschiede im Funktionsumfang und in der Handhabung, die für Anwender und Administratoren von Bedeutung sind. Diese Unterschiede resultieren zum großen Teil aus der unterschiedlichen Art der Inhalte, die in Dokumentbibliotheken (hauptsächlich Dateien) bzw. Listen (Strukturierte Daten in Form von Einträgen/Feldern) verwaltet werden.
Versionierung in Dokumentbibliotheken
Dokumentbibliotheken speichern Dateien wie Word-, Excel- oder PDF-Dokumente, bei denen jede Version eine komplette Datei darstellt. Die Versionierung in Dokumentbibliotheken ist häufig sehr detailliert und bietet neben der reinen Versionierung der Datei zusätzliche Funktionen. Beim Aktivieren der Versionierung in einer Dokumentbibliothek werden bei jeder Änderung neue Versionen der gesamten Datei gespeichert. Dabei existieren zwei Versionierungstypen: Hauptversionen (publicly visible) und optionale Nebenversionen (Entwurfsstatus), welche typischerweise zur Kontrolle und Freigabe in Workflows genutzt werden. Diese differenzierte Versionierung unterstützt komplexe Szenarien wie Freigabeprozesse und die Nachverfolgung von Inhalten in Teams.
Zudem bieten Dokumentbibliotheken oft die Möglichkeit der Dateisperrung (Check-in/Check-out), wodurch Benutzer die Kontrolle über Bearbeitungen verbessern können. Jede eingecheckte Version wird als eigenständige Datei-Version gespeichert, was eine komplette Wiederherstellung ermöglicht. Die Versionen sind üblicherweise anhand von Nummern wie 1.0, 1.1, 2.0 usw. erkennbar und werden in der Versionshistorie umfassend gelistet. Die Verwaltung und Wiederherstellung von Versionen ist über eine komfortable Benutzeroberfläche möglich.
Versionierung in Listen
Listen sind strukturierte Sammlungen von Einträgen, die aus mehreren Feldern (Spalten) bestehen. Die Versionierung in Listen basiert auf den einzelnen Listenelementen und verfolgt Änderungen in den Eigenschaften dieser Einträge, nicht in einer Datei. Das heißt, bei jeder Änderung eines Listeneintrags wird eine neue Version des Eintrags einschließlich aller Felder gespeichert. Allerdings wird nicht die gesamte Datei gespeichert, sondern nur die Werte der Felder in der neuen Version abgelegt. Das ermöglicht eine effizientere Speicherung, da nur die Feldwerte protokolliert werden.
Im Gegensatz zu Dokumentbibliotheken gibt es in Listen keine Check-in/Check-out-Funktion, da keine Dateien bearbeitet werden. Die Versionierung konzentriert sich auf die Nachverfolgung von Änderungen an den Datenfeldern. Die Versionsnummern werden ebenfalls vergeben und sind innerhalb der Versionshistorie eines Listenelements sichtbar, allerdings gibt es in Listen keine Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenversionen; jede Änderung erzeugt eine neue Version. Die Historie zeigt an, wer wann welche Werte geändert hat, was besonders bei kollaborativen Datenänderungen wichtig ist.
Wesentliche Unterschiede und praktische Auswirkungen
Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass die Versionierung in Dokumentbibliotheken auf Dateien als Ganzes ausgerichtet ist, während die Versionierung in Listen auf einzelne Datensätze und deren Feldwerte fokussiert ist. Dadurch bietet die Dokumenten-Versionierung oft feiner granulare Kontrollmöglichkeiten für die Freigabe von Dokumenten, ergänzende Steuerungen wie Check-in/Check-out und die Unterstützung von Entwurfs-/Veröffentlichungsstatus.
Bei Listen hingegen ist die Versionierung einfacher und zielgerichteter auf die Nachvollziehbarkeit von Feldänderungen beschränkt. Das macht sie effizienter bei der Verarbeitung strukturierter Daten, jedoch ohne die zusätzlichen Kontrollmechanismen einer Dokumentenbibliothek. Für Anwender bedeutet das beispielsweise, dass in Dokumentbibliotheken frühere Versionen eines gesamten Dokuments heruntergeladen oder wiederhergestellt werden können, während in Listen frühere Werte einzelner Felder angezeigt und wiederhergestellt werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Versionierung in SharePoint zwar grundsätzlich ein vergleichbares Ziel verfolgt – das Nachverfolgen und Zurücksetzen von Änderungen – sie jedoch aufgrund der verschiedenen Inhaltsarten und Nutzungsszenarien in Dokumentbibliotheken und Listen unterschiedlich implementiert und genutzt wird.