Versionierung für bestimmte Dateitypen in SharePoint deaktivieren
- Einführung
- Grundlagen der Versionierung in SharePoint
- Optionen zur Steuerung der Versionierung nach Dateityp
- Einschränkungen und Empfehlungen
- Fazit
Einführung
In SharePoint ist die Versionsverwaltung eine nützliche Funktion, die es ermöglicht, ältere Versionen von Dateien zu speichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Dies erhöht die Datensicherheit und erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen. Allerdings kann es in einigen Szenarien sinnvoll sein, die Versionierung nicht für alle Dateitypen anzuwenden, um Speicherplatz zu sparen oder um die Verwaltung zu vereinfachen. Eine häufige Frage ist daher, ob man die Versionierung selektiv für bestimmte Dateitypen deaktivieren kann.
Grundlagen der Versionierung in SharePoint
Die Versionierung in SharePoint wird auf Bibliotheksebene aktiviert oder deaktiviert. Das bedeutet, dass die Einstellung grundsätzlich für alle Dateien innerhalb einer Dokumentbibliothek gilt. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Versionierung nur für einzelne Dateitypen innerhalb einer Bibliothek zu steuern. Die Versionierung wird entweder komplett für die gesamte Bibliothek eingeschaltet oder ausgeschaltet.
Optionen zur Steuerung der Versionierung nach Dateityp
Obwohl SharePoint standardmäßig keine native Funktion anbietet, um die Versionierung für spezifische Dateitypen auszuschalten, gibt es einige Workarounds und Ansätze, mit denen man dieses Ziel erreichen kann. Zum Beispiel kann man mehrere Dokumentbibliotheken anlegen, die jeweils nur bestimmte Dateitypen enthalten und für die Versionierung unterschiedlich konfigurieren. So kann man beispielsweise eine Bibliothek mit Word-Dokumenten führen, in der Versionierung aktiv ist, und eine andere Bibliothek für temporäre Dateien, in der Versionierung deaktiviert ist.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, benutzerdefinierte Workflows oder Power Automate Flows einzusetzen, die nach dem Hochladen einer Datei prüfen, um welchen Dateityp es sich handelt, und dann möglicherweise die Versionen älterer Dateien löschen oder andere Maßnahmen ergreifen. Diese Ansätze sind jedoch mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand verbunden und erfordern technisches Know-how.
Einschränkungen und Empfehlungen
Es ist wichtig zu verstehen, dass SharePoint keine granulare Versionierungseinstellung auf Dateityp-Ebene vorsieht. Um den Speicherplatz effizient zu nutzen und eine gezielte Steuerung zu ermöglichen, sollten Organisationen ihre Dokumentenstruktur entsprechend planen und gegebenenfalls getrennte Bibliotheken mit unterschiedlichen Versionierungseinstellungen verwenden.
Zudem empfiehlt es sich, SharePoint Systemrichtlinien und Aufbewahrungseinstellungen zu nutzen, um ältere Versionen oder nicht mehr benötigte Dateien automatisch zu bereinigen. So kann man den Speicher optimieren, ohne die Vorteile der Versionierung vollständig aufzugeben.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es in SharePoint nicht möglich ist, die Versionierung direkt nur für bestimmte Dateitypen zu deaktivieren. Die Versionierung wird auf Bibliotheksebene gesteuert. Durch die Verwendung mehrerer Dokumentbibliotheken mit unterschiedlichen Einstellungen oder durch den Einsatz zusätzlich automatisierter Prozesse kann man jedoch eine differenziertere Steuerung erreichen. Für die meisten Organisationen ist die Planung der Struktur der Dokumentbibliotheken der entscheidende Faktor, um eine effiziente Nutzung der Versionierung zu gewährleisten.