Unterschiede zwischen SharePoint Online und SharePoint Server

1. Einführung
2. Grundlegende Architektur
3. Verwaltung und Kontrolle
4. Funktionalität und Updates
5. Konnektivität und Zugriff
6. Kostenstruktur
7. Fazit

Einführung

SharePoint ist eine Plattform von Microsoft zur Zusammenarbeit, Verwaltung von Dokumenten und zur Erstellung von Intranets. Dabei stehen Anwendern grundsätzlich zwei Varianten zur Verfügung: SharePoint Online und SharePoint Server. Obwohl beide auf ähnlichen Prinzipien basieren, unterscheiden sie sich grundlegend hinsichtlich Architektur, Verwaltung, Funktionen und Flexibilität. Im Folgenden wird erläutert, wie SharePoint Online im Vergleich zu SharePoint Server funktioniert.

Grundlegende Architektur

SharePoint Online ist eine vollständig cloudbasierte Lösung, die von Microsoft als Teil von Microsoft 365 angeboten wird. Dabei werden alle Server, Datenbanken und Infrastrukturkomponenten von Microsoft in seinen Rechenzentren betrieben und verwaltet. Anwender greifen über den Browser oder Clientanwendungen auf die Plattform zu, ohne sich um die physische Hardware oder Installation kümmern zu müssen.

Demgegenüber handelt es sich bei SharePoint Server um eine On-Premises-Lösung, welche Unternehmen selbst auf ihren eigenen Servern oder in ihrer privaten Cloud betreiben. Hier ist die gesamte Infrastruktur im Verantwortungsbereich des Unternehmens, was mehr Kontrolle, aber auch mehr Aufwand bei der Verwaltung, Wartung und Skalierung bedeutet. SharePoint Server muss auf physischen oder virtuellen Maschinen installiert und konfiguriert werden.

Verwaltung und Kontrolle

Bei SharePoint Online übernimmt Microsoft die Verwaltung der Plattform, einschließlich Sicherheitsupdates, Backups, Performance-Optimierungen und Hardwarewartung. Der Zugriff auf Administrationsfunktionen ist daher auf die Konfiguration von Benutzern, Berechtigungen und Inhalten beschränkt. Die Infrastruktur dahinter ist für den Endbenutzer unsichtbar und wird von Microsoft ständig weiterentwickelt.

Im Gegensatz dazu bietet SharePoint Server umfassende administrative Kontrolle über alle Systemaspekte. IT-Teams können Details wie Serverkonfiguration, Datenbankverwaltung, Sicherheitsrichtlinien und Anpassungen auf Serverebene steuern. Diese Flexibilität erlaubt es, SharePoint genau an spezielle unternehmensinterne Anforderungen anzupassen, erfordert jedoch auch entsprechendes technisches Wissen und Ressourcen für den Betrieb.

Funktionalität und Updates

SharePoint Online profitiert von der kontinuierlichen Weiterentwicklung durch Microsoft, wodurch neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen in der Regel schneller verfügbar sind. Anwender erhalten automatisierte Updates ohne Ausfallzeiten oder manuellen Aufwand. Außerdem sind viele Integrationen mit anderen Microsoft 365 Diensten wie Teams, OneDrive oder Power Automate nahtlos eingebunden. Aufgrund der Cloud-Architektur können Funktionen wie moderne Sites, KI-basierte Features und verbesserte Suchfunktionen leichter realisiert werden.

SharePoint Server hingegen folgt einem Release-Zyklus mit größeren Versionsupdates, die manuell eingespielt werden müssen. Neue Features müssen vom Unternehmen geprüft und implementiert werden, was zu Verzögerungen führen kann. Andererseits ist es möglich, individuelle Anpassungen und Erweiterungen tiefgreifend einzubauen, was bei SharePoint Online nur eingeschränkt möglich ist. Die Integration mit Cloud-Diensten ist zudem nicht so unmittelbar wie bei der Online-Version.

Konnektivität und Zugriff

Ein großer Vorteil von SharePoint Online liegt in der einfachen Zugänglichkeit von überall mit Internetverbindung. Die Plattform ist für den mobilen Zugriff optimiert und erlaubt Teams verteilte Zusammenarbeit ohne aufwändige VPN-Verbindungen oder Netzwerk-Konfigurationen. Nutzer verwenden einfach ihren Microsoft 365 Account, um auf Dokumente und Sites zuzugreifen.

SharePoint Server hingegen ist oft hinter der Firewall des Unternehmens installiert. Für den externen Zugriff ist spezielle Infrastruktur wie VPNs, Web Application Proxies oder hybride Lösungen erforderlich. Dies kann den Zugriff erschweren, bietet aber auf der anderen Seite ein höheres Maß an Sicherheit und Kontrolle, was für bestimmte Branchen oder Anwendungen wichtig ist.

Kostenstruktur

Ein weiterer grundlegender Unterschied liegt in der Kostenstruktur. SharePoint Online wird als Abonnementmodell angeboten, bei dem die Nutzer eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen, die auch die Infrastrukturkosten, Updates und Support mit einschließt. Das ermöglicht eine kalkulierbare und skalierbare Kostenbasis.

Bei SharePoint Server entstehen hingegen zunächst hohe Investitionskosten für Hardware, Lizenzen und die Implementierung. Zusätzlich fallen laufende Kosten für Wartung, Betrieb und Upgrades an. Dies kann sich vor allem bei kleineren oder mittelgroßen Unternehmen als weniger wirtschaftlich erweisen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint Online vor allem durch seine cloudbasierte Architektur schnelle Verfügbarkeit, geringeren Verwaltungsaufwand und kontinuierliche Updates bietet. Es eignet sich besonders für Organisationen, die eine flexible, moderne Lösung ohne großen IT-Betriebsaufwand suchen. SharePoint Server dagegen bietet maximale Kontrolle, Anpassbarkeit und Sicherheit für Unternehmen, die bereit sind, die Infrastruktur selbst zu betreiben und individuelle Anforderungen abzudecken. Die Wahl zwischen beiden Varianten hängt somit stark von den spezifischen Bedürfnissen, Ressourcen und Sicherheitsanforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.