Unterschiede zwischen Major- und Minor-Versionen in SharePoint
- Grundlagen der Versionierung in SharePoint
- Minor-Versionen (Entwürfe)
- Major-Versionen (Hauptversionen)
- Berechtigungen und Sichtbarkeit
- Anwendungsfälle und Workflow-Integration
- Fazit
Grundlagen der Versionierung in SharePoint
SharePoint bietet eine Versionierung von Dokumenten, um Änderungen nachzuvollziehen und ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen zu können. Diese Versionierung wird in zwei Hauptkategorien unterteilt: Major- und Minor-Versionen. Während Major-Versionen als "Hauptversionen" angesehen werden, sind Minor-Versionen sogenannte "Entwurfsversionen" oder Zwischenschritte im Bearbeitungsprozess.
Minor-Versionen (Entwürfe)
Minor-Versionen werden oft als Entwurfsversionen bezeichnet und dienen der laufenden Bearbeitung eines Dokuments. Sie sind dazu gedacht, Änderungen zu speichern, ohne eine offizielle Freigabe oder Veröffentlichung vorzunehmen. Diese Versionen sind normalerweise nur für den Ersteller und bestimmte berechtigte Benutzer sichtbar, nicht jedoch für alle Benutzer, die Zugriff auf die Dokumentbibliothek haben. Minor-Versionen trennen unvollständige oder unveröffentlichte Änderungen von der stabilen Dokumentversion. Die Nummerierung von Minor-Versionen erfolgt in der Regel in Dezimalzahlen, beispielsweise 1.1, 1.2, 1.3 usw., wobei die erste Zahl die letzte veröffentlichte Major-Version darstellt und die zweite Zahl die Anzahl der Entwurfsänderungen beschreibt.
Major-Versionen (Hauptversionen)
Major-Versionen stellen stabile und offiziell freigegebene Versionen eines Dokuments dar. Sie sind für alle Benutzer sichtbar, die Leserechte auf die Dokumentbibliothek haben. Eine Major-Version wird erstellt, wenn ein Dokument veröffentlicht oder finalisiert wird. Im Gegensatz zu Minor-Versionen signalisiert eine Major-Version, dass der Inhalt geprüft und bereit für die breite Nutzung ist. Die Nummerierung der Major-Versionen erfolgt ganzzahlig, also 1.0, 2.0, 3.0 usw. Jedes Mal, wenn eine Minor-Version veröffentlicht wird, hebt SharePoint die Versionsnummer auf die nächste Major-Nummer an und setzt die Dezimalstellen zurück.
Berechtigungen und Sichtbarkeit
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Major- und Minor-Versionen liegt in der Sichtbarkeit und den Zugriffsrechten. Minor-Versionen sind oft nur für die Personen sichtbar, die an dem Dokument arbeiten oder entsprechende Berechtigungen besitzen. Major-Versionen hingegen sind für alle Benutzer zugänglich, die Zugriff auf die Bibliothek haben. Dadurch ermöglicht SharePoint eine kontrollierte Freigabe und Bearbeitung, bei der Entwürfe verborgen bleiben, bis sie offiziell veröffentlicht werden.
Anwendungsfälle und Workflow-Integration
Minor-Versionen eignen sich hervorragend für Teams, die an einem Dokument zusammenarbeiten und viele schrittweise Änderungen vornehmen möchten. Entwickler, Autoren oder Projektteams können so zwischen gespeicherten Zwischenständen wechseln, ohne dass diese für das gesamte Team sofort sichtbar sind. Major-Versionen wiederum kommen zum Einsatz, wenn eine Freigabe, Archivierung oder ein formeller Review-Prozess abgeschlossen ist. Viele Workflows in SharePoint sind auf die Verwaltung von Major- und Minor-Versionen ausgelegt, um den Dokumentenlebenszyklus effizient zu steuern.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Minor-Versionen in SharePoint der Zwischenspeicherung von Entwürfen dienen, während Major-Versionen stabile, offiziell freigegebene Dokumentstände darstellen. Die klare Trennung zwischen diesen beiden Versionstypen ermöglicht eine strukturierte und kontrollierte Zusammenarbeit sowie eine transparente Historie der Dokumententwicklung.