Gesendete E-Mails in Outlook zurückrufen
- Einführung zum Zurückrufen von E-Mails
- Voraussetzungen für den Rückruf
- Schritte zum Zurückrufen einer gesendeten E-Mail
- Benachrichtigung und Kontrolle des Rückrufs
- Alternative Methoden und Einschränkungen
- Zusammenfassung
Einführung zum Zurückrufen von E-Mails
In Microsoft Outlook gibt es eine spezielle Funktion, mit der Sie eine bereits gesendete E-Mail zurückrufen können. Diese Funktion ermöglicht es, eine gesendete Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers zu entfernen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Der Zurückruf funktioniert allerdings nur innerhalb desselben Exchange-Servers oder innerhalb derselben Organisation. Zudem muss der Empfänger Outlook ebenfalls verwenden und die Nachricht darf noch nicht gelesen worden sein.
Voraussetzungen für den Rückruf
Damit der Rückruf erfolgreich ist, müssen sowohl Sie als auch Ihr Empfänger Microsoft Outlook mit einem Microsoft Exchange-Konto verwenden. Es funktioniert in der Regel nicht, wenn der Empfänger einen externen Mailserver oder ein anderes E-Mail-Programm nutzt. Außerdem darf die gesendete E-Mail nicht bereits vom Empfänger geöffnet oder gelesen worden sein. Wenn also die Nachricht geöffnet wurde, schlägt der Rückruf fehl. Ebenso ist wichtig, dass die Nachricht sich noch im Posteingang des Empfängers befindet und nicht schon in Unterordner verschoben wurde.
Schritte zum Zurückrufen einer gesendeten E-Mail
Um die Rückruffunktion in Outlook zu verwenden, öffnen Sie zunächst Outlook und wechseln zum Ordner Gesendete Elemente. Dort suchen Sie die Nachricht heraus, die Sie zurückrufen möchten. Klicken Sie die E-Mail an, um sie zu öffnen oder markieren Sie sie im Lesebereich. Im Menüband finden Sie unter dem Reiter Nachricht die Option Aktionen. Dort wählen Sie Diese Nachricht zurückrufen aus.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, die Nachricht entweder zu löschen oder durch eine neue Nachricht zu ersetzen. Wenn Sie eine neue Nachricht senden wollen, können Sie diese im Anschluss verfassen. Aktivieren Sie außerdem die Option, dass Sie über Erfolg oder Misserfolg des Rückrufs informiert werden möchten. Bestätigen Sie anschließend mit OK. Outlook sendet dann automatisch die Rückrufanforderung an den Empfänger.
Benachrichtigung und Kontrolle des Rückrufs
Sie erhalten eine automatische Meldung darüber, ob der Rückruf erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Wenn der Empfänger die Nachricht noch nicht geöffnet hat und diese sich im Posteingang befindet, erkennt Outlook den Rückruf und entfernt die Nachricht. Falls der Empfänger jedoch die E-Mail bereits gelesen hat oder sie per Regel in einen anderen Ordner verschoben wurde, wird der Rückruf fehlschlagen. Die Benachrichtigung über den Rückrufstatus hilft Ihnen zu sehen, wie die Aktion verlaufen ist.
Alternative Methoden und Einschränkungen
Wenn der Rückruf nicht funktioniert, gibt es leider keine Möglichkeit in Outlook, eine gesendete E-Mail unmittelbar zurückzuholen. In solchen Fällen bleibt nur die Option, eine Entschuldigung oder eine korrigierte Nachricht nachzusenden. Für externe Empfänger oder bei Verwendung anderer Mailprogramme ist der Rückruf nicht möglich. Daher empfiehlt es sich stets, Gesendetes vor dem Abschicken sorgfältig zu prüfen. Für Exchange-Umgebungen in Unternehmen kann der Administrator zudem Richtlinien einrichten, welche die Rückruffunktion beeinflussen.
Zusammenfassung
Das Zurückrufen gesendeter E-Mails in Outlook ist eine nützliche Funktion, die jedoch an einige technische Bedingungen gebunden ist. Innerhalb einer Organisation, die Microsoft Exchange benutzt, können Sie relativ einfach eine Nachricht zurückrufen, sofern der Empfänger die E-Mail noch nicht gelesen hat. Die Funktion wird über den Ordner Gesendete Elemente und das Menü Aktionen gestartet. Ein erfolgreicher Rückruf wird Ihnen automatisch mitgeteilt. Außerhalb dieser Bedingungen ist ein Zurückholen der E-Mail leider nicht möglich, weshalb Vorsicht vor dem Versenden geboten ist.