Erstellung eines Genehmigungsverfahrens in SharePoint
- Einführung in das Genehmigungsverfahren
- Voraussetzungen und Planung
- Erstellung eines Genehmigungsprozesses mit SharePoint-eigenen Funktionen
- Moderne Genehmigungen mit Power Automate
- Testen und Veröffentlichen des Genehmigungsverfahrens
- Zusammenfassung
Einführung in das Genehmigungsverfahren
Ein Genehmigungsverfahren in SharePoint ermöglicht es, Dokumente oder Listenelemente automatisch durch einen festgelegten Freigabeprozess zu führen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass Inhalte überprüft und von bestimmten Personen genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht oder weiterverarbeitet werden. Dies verbessert die Qualität, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle innerhalb von Organisationen.
Voraussetzungen und Planung
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, ist es wichtig, den Umfang des Genehmigungsprozesses zu definieren. Klären Sie, welche Inhalte genehmigt werden sollen, wer die Genehmiger sind, und wie viele Stufen der Genehmigung es geben soll. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die nötigen Zugriffsrechte für die Verwaltung von Workflows oder Power Automate-Flows in SharePoint verfügen.
Erstellung eines Genehmigungsprozesses mit SharePoint-eigenen Funktionen
SharePoint bietet integrierte Genehmigungs-Workflows, die in klassischen SharePoint-Listen- und Bibliotheksumgebungen verwendbar sind. Um diese zu nutzen, navigieren Sie zu der gewünschten Dokumentbibliothek oder Liste, klicken auf Einstellungen (das Zahnrad-Symbol), wählen Listeinstellungen oder Bibliothekseinstellungen aus. Dort gibt es den Punkt Workflow-Einstellungen. Hier kann ein vorhandener Genehmigungsworkflow ausgewählt oder ein neuer hinzugefügt werden.
Durch die Auswahl des Genehmigungs-Workflows können Sie im folgenden Dialog bestimmen, wer die Genehmiger sind, ob die Genehmigung sequentiell oder parallel abläuft und welche Benachrichtigungen versendet werden. Nachdem der Workflow eingerichtet ist, kann er auf neue oder bestehende Dokumente angewendet werden und steuert automatisch den Genehmigungsprozess.
Moderne Genehmigungen mit Power Automate
Für flexiblere und moderne Workflows empfiehlt es sich, auf Power Automate zurückzugreifen. Mit Power Automate können Sie individuelle Genehmigungsprozesse gestalten, die über die Standardfunktionalitäten hinausgehen. Dazu öffnen Sie Power Automate über das Office 365-Portal oder direkt in SharePoint im Menü Automatisieren. Dort erstellen Sie einen neuen Flow und wählen als Trigger etwa Wenn ein neues Element erstellt wird oder Wenn ein Dokument hochgeladen wird aus.
Im nächsten Schritt fügen Sie die Aktion Genehmigung starten und warten auf Antwort hinzu. Hier legen Sie den Genehmigungstyp fest (einzeln, mehrere parallel oder nacheinander), definieren die Genehmiger und konfigurieren die Arten der Benachrichtigung. Anschließend können Sie mit Bedingungen steuern, was im Falle einer Genehmigung oder Ablehnung passieren soll, beispielsweise das Ändern der Spaltenwerte oder das Versenden von E-Mails.
Testen und Veröffentlichen des Genehmigungsverfahrens
Nachdem der Workflow oder Flow eingerichtet ist, sollten Sie diesen im geschützten Rahmen testen, um sicherzugehen, dass alle Schritte wie gewünscht verlaufen. Verifizieren Sie, dass die Genehmiger korrekt benachrichtigt werden und dass sich der Status des Elements entsprechend aktualisiert. Erst wenn der gesamte Prozess zuverlässig funktioniert, kann er für alle Anwender veröffentlicht und produktiv eingesetzt werden.
Zusammenfassung
Ein Genehmigungsverfahren in SharePoint lässt sich entweder durch die klassische Workflow-Funktion direkt in SharePoint oder durch moderne Power Automate-Flows realisieren. Beide Optionen ermöglichen es, Freigabeprozesse automatisiert zu steuern und sicherzustellen, dass dokumentierte Inhalte eine formale Prüfung durch autorisierte Personen durchlaufen. Die Auswahl der Methode hängt von den individuellen Anforderungen, der gewünschten Flexibilität und den vorhandenen SharePoint-Umgebungen ab.