Einschränkungen bei der Größe und Anzahl der Einträge in Microsoft Lists
- Maximale Anzahl von Einträgen
- Größenbeschränkungen für einzelne Einträge und Spalten
- Weitere technische und praktische Einschränkungen
- Empfohlene Vorgehensweisen zum Arbeiten mit großen Listen
Maximale Anzahl von Einträgen
Microsoft Lists basiert auf SharePoint-Listen, daher gelten die gleichen grundlegenden Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl von Einträgen. In der Praxis können Listen theoretisch bis zu mehreren Millionen Einträge enthalten. Allerdings gibt es eine sogenannte "List View Threshold" (Schwellenwert für Listenansichten), die bei 5.000 Einträgen liegt. Diese Schwelle bewirkt, dass Abfragen, die mehr als 5.000 Elemente zurückgeben, standardmäßig blockiert werden, um die Leistung und Stabilität des Systems sicherzustellen. Das bedeutet, dass zum effizienten Arbeiten mit großen Datenmengen geeignete Filterungen, Indizes und Ansichten verwendet werden müssen, um unter diesem Schwellenwert zu bleiben.
Größenbeschränkungen für einzelne Einträge und Spalten
Die Größe eines einzelnen Listenelements ist ebenfalls begrenzt. Die Gesamtgröße eines Elements darf in der Regel maximal 2 MB betragen, abhängig von der Anzahl und Art der Spalten. Textspalten haben ihre eigenen Längenbeschränkungen: Beispielsweise sind einzelne Textfelder in einfachen Textspalten auf 255 Zeichen limitiert, während Mehrzeilige Textfelder größere Inhalte aufnehmen können. Bei Anlagen (Dateianhängen) an Listenelementen gelten die SharePoint-basierten Grenzwerte für Dateigrößen, die abhängig von der Konfiguration und dem Mietertyp variieren, aber oftmals bei mehreren Gigabyte liegen.
Weitere technische und praktische Einschränkungen
Neben der reinen Anzahl von Einträgen und der Größe von Elementen gibt es weitere Einschränkungen, die die Nutzung von Microsoft Lists beeinflussen können. Beispielsweise ist die Gesamtgröße einer SharePoint-Website (Site Collection), auf der die Listen gehostet sind, begrenzt, was indirekt Auswirkungen auf die Speicherbarkeit von Listeneinträgen hat. Performance-Aspekte spielen ebenfalls eine große Rolle: Mit steigender Anzahl von Einträgen oder komplexeren Abfragen können Ladezeiten und Bearbeitungszeiten erheblich steigen, wenn keine geeigneten Optimierungen durchgeführt werden.
Empfohlene Vorgehensweisen zum Arbeiten mit großen Listen
Um den oben genannten Einschränkungen entgegenzuwirken, sollten Nutzer bei großen Datenmengen Ansichten mit Filtern und Indizes verwenden, um die List View Threshold nicht zu überschreiten. Auch das Aufteilen großer Listen in mehrere kleinere Listen oder die Verwendung von Metadaten und Gruppierungen kann helfen, die Performance zu verbessern. Darüber hinaus gibt es in Microsoft Power Platform und anderen Microsoft 365 Diensten Möglichkeiten zur Integration und Verarbeitung großer Datenmengen, die zusätzlich genutzt werden können.