Eine Nachschlagespalte in Access einrichten, die Daten aus einer anderen Tabelle nutzt
- Was ist eine Nachschlagespalte?
- Vorbereitung der Tabellen
- Nachschlagespalte mit dem Nachschlage-Assistenten einrichten
- Abschluss und Nutzung der Nachschlagespalte
- Hinweise und Tipps
Was ist eine Nachschlagespalte?
In Microsoft Access bezeichnet eine Nachschlagespalte (Lookup-Feld) ein Feld in einer Tabelle, das Werte aus einer anderen Tabelle oder einer Abfrage bezieht und diese als Auswahlmöglichkeit bereitstellt. Dies erleichtert die Eingabe, stellt sicher, dass nur gültige Daten verwendet werden, und sorgt für referenzielle Integrität zwischen den Tabellen.
Vorbereitung der Tabellen
Bevor Sie eine Nachschlagespalte einrichten, sollten Sie zwei Tabellen haben: eine Tabelle mit den Daten, in denen gespeicherte Werte referenziert werden (z.B. Tabelle_Kategorien), und eine weitere Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld anlegen wollen (z.B. Tabelle_Produkte).
Die Tabelle mit den Referenzwerten sollte mindestens ein eindeutiges Feld enthalten, zum Beispiel eine ID und eine Beschreibung, z. B. KategorieID und KategorieName.
Nachschlagespalte mit dem Nachschlage-Assistenten einrichten
Öffnen Sie Ihre Ziel-Tabelle, etwa Tabelle_Produkte, in der Entwurfsansicht. Fügen Sie ein neues Feld hinzu, das Sie als Nachschlagespalte anlegen möchten, beispielsweise Kategorie.
In der Spalte "Datentyp" wählen Sie Nachschlage-Assistent aus. Daraufhin öffnet sich ein Assistent, der Sie durch die Schritte führt.
Zuerst müssen Sie auswählen, ob die Nachschlagespalte ihre Werte aus einer anderen Tabelle oder Abfrage beziehen soll. Wählen Sie Ich möchte, dass das Nachschlagefeld Werte aus einer Tabelle oder Abfrage bezieht und klicken Sie auf Weiter.
Danach wählen Sie die Tabelle aus, die die Nachschlagedaten enthält (z. B. Tabelle_Kategorien). Klicken Sie auf Weiter.
Anschließend wählen Sie das Feld aus, das angezeigt werden soll, typischerweise das beschreibende Feld (z. B. KategorieName). Sie können weitere Felder hinzufügen, wenn Sie möchten, aber meistens reicht ein Feld.
Sie können die Sortierreihenfolge festlegen, um die Werte alphabetisch oder nach einem anderen Kriterium anzuordnen. Nach einem Klick auf Weiter wählen Sie, wie die Auswahlbreite aussehen soll, und dann Fertig stellen.
Abschluss und Nutzung der Nachschlagespalte
Nach dem Fertigstellen ist das Feld Kategorie in der Tabelle Tabelle_Produkte mit einer Nachschlagespalte verbunden. Wenn Sie Daten in dieser Tabelle eingeben wollen, können Sie in der entsprechenden Spalte nun einen Wert aus der anderen Tabelle auswählen. Access speichert intern meistens die ID des ausgewählten Eintrags, zeigt jedoch den zugehörigen Namen an.
Wichtig ist, dass zwischen beiden Tabellen eine Beziehung besteht, idealerweise mit referenzieller Integrität. So können Sie sicherstellen, dass keine ungültigen Werte eingetragen werden und Ihre Daten konsistent bleiben.
Sie können die Nachschlagespalte später im Beziehungsfenster oder in den Tabelleneigenschaften anpassen, falls sich Ihre Anforderungen ändern.
Hinweise und Tipps
Das Verwenden von Nachschlagefeldern in Tabellen wirkt auf den ersten Blick praktisch, kann jedoch bei komplexeren Datenmodellen oder großen Datenmengen die Performance beeinflussen. Häufig wird empfohlen, Nachschlagelogik stärker in Formulare und Abfragen zu implementieren, um mehr Kontrolle über die Darstellung und Validierung zu besitzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Nachschlage-Assistent in MS Access ein sehr hilfreiches Werkzeug ist, um aus relationalen Datenmodellen benutzerfreundliche Auswahlmöglichkeiten in Tabellen zu schaffen. So können Daten einfacher und sicherer eingegeben werden.