Eine Dokumentbibliothek in SharePoint erstellen
- Einführung
- Zugriff auf SharePoint und die richtige Site auswählen
- Erstellen der neuen Dokumentbibliothek
- Optionale Einstellungen definieren
- Fertigstellen und die Dokumentbibliothek nutzen
- Zusätzliche Tipps zur Verwaltung
Einführung
Eine Dokumentbibliothek in SharePoint ist ein spezieller Speicherort, an dem Dokumente zentral abgelegt, verwaltet und zusammen bearbeitet werden können. Dokumentbibliotheken bieten zahlreiche Funktionalitäten wie Versionskontrolle, Metadatenverwaltung und Berechtigungen, die die Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern. Im Folgenden wird detailliert beschrieben, wie man eine Dokumentbibliothek in SharePoint erstellt.
Zugriff auf SharePoint und die richtige Site auswählen
Als erstes melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an und navigieren zu Ihrer SharePoint-Startseite. Dort wählen Sie die Site aus, auf der Sie die neue Dokumentbibliothek erstellen möchten. Dies kann eine bestehende Team-Site oder eine Kommunikations-Site sein. Es ist wichtig, die passende Site zu wählen, da die Dokumentbibliothek dort verfügbar sein wird.
Erstellen der neuen Dokumentbibliothek
Nachdem Sie sich in der gewünschten Site befinden, suchen Sie in der oberen Menüleiste oder im linken Navigationsbereich nach der Option Neu. Dort finden Sie den Menüpunkt Dokumentbibliothek. Durch einen Klick darauf öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie der neuen Bibliothek einen Namen geben können. Es empfiehlt sich, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, damit alle Nutzer sofort den Zweck der Bibliothek erkennen.
Optionale Einstellungen definieren
Im selben Dialog haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen, die den Zweck oder die Inhalte der Bibliothek näher beschreibt. Außerdem können Sie auswählen, ob die Dokumentbibliothek in der linken Navigation angezeigt werden soll, was den Zugriff für Anwender erleichtert. Weitere Einstellungen, wie das Festlegen von Berechtigungen oder die Aktivierung von Versionierung, lassen sich später über die Bibliothekseinstellungen steuern.
Fertigstellen und die Dokumentbibliothek nutzen
Nach Eingabe aller notwendigen Angaben klicken Sie auf Erstellen. SharePoint legt daraufhin die neue Dokumentbibliothek an und zeigt sie sofort an. Von hier aus können Sie Dokumente hochladen, neue Dateien direkt erstellen oder Ordner zur besseren Strukturierung anlegen. Die Benutzer mit den entsprechenden Rechten können nun auf die Bibliothek zugreifen, Dateien verwalten und zusammenarbeiten.
Zusätzliche Tipps zur Verwaltung
Es ist sinnvoll, sich nach dem Erstellen der Dokumentbibliothek mit den erweiterten Einstellungen vertraut zu machen, wie etwa der Aktivierung der Versionierung, dem Einrichten von Metadaten-Spalten oder der Definition von Freigaberichtlinien. Ebenso können Sie Berechtigungen so anpassen, dass nur bestimmte Nutzergruppen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Die Anpassung erhöht die Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit der Bibliothek erheblich.