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Benutzergruppen in SharePoint erstellen

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  1. Voraussetzungen für das Erstellen von Gruppen
  2. Navigation zu den Websiteeinstellungen
  3. Benutzergruppen verwalten
  4. Neue Gruppe erstellen
  5. Berechtigungen und Einstellungen der Gruppe festlegen
  6. Mitglieder hinzufügen
  7. Best Practices und Tipps

Benutzergruppen in SharePoint dienen dazu, Berechtigungen für mehrere Benutzer zentral zu verwalten und zuzuweisen. Durch die Verwendung von Gruppen kann die Administration erheblich vereinfacht werden, da Berechtigungen nicht mehr jedem Benutzer einzeln zugewiesen werden müssen, sondern der Gruppe als Ganzes zugeordnet werden.

Voraussetzungen für das Erstellen von Gruppen

Um in SharePoint Benutzergruppen erstellen zu können, benötigt man die entsprechenden Berechtigungen. Normalerweise ist es erforderlich, über Besitzer-Rechte oder über eine vergleichbare Berechtigungsstufe zu verfügen, die das Verwalten von Websiteberechtigungen erlaubt. Außerdem muss man sich an der gewünschten SharePoint-Website angemeldet haben.

Nachdem Sie sich bei Ihrer SharePoint-Website angemeldet haben, sollten Sie zunächst in das Menü Einstellungen (oft ein Zahnrad-Symbol oben rechts auf der Seite) klicken. Dort finden Sie den Menüpunkt Websiteeinstellungen. Dieser Bereich ist das zentrale Steuerungsfeld für administrative Aufgaben auf der Website, einschließlich Benutzer- und Gruppenmanagement.

Benutzergruppen verwalten

Innerhalb der Websiteeinstellungen wählen Sie den Abschnitt Benutzer und Berechtigungen. Dort befindet sich der Link Websiteberechtigungen oder Berechtigungen für diese Website. Durch einen Klick gelangen Sie zu einer Übersicht aller vorhandenen Gruppen und deren Berechtigungen.

Neue Gruppe erstellen

In der Übersichtsseite der Berechtigungen finden Sie eine Option wie Gruppe erstellen oder Neue Gruppe. Klicken Sie darauf, um eine neue Benutzergruppe anzulegen. Im Erstellformular geben Sie der Gruppe einen aussagekräftigen Namen, der den Zweck oder die Rolle der Gruppe beschreibt, zum Beispiel Marketing-Team oder Projektleiter. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Administratoren oder Benutzern Informationen zur Gruppe liefert.

Berechtigungen und Einstellungen der Gruppe festlegen

Beim Anlegen der Gruppe müssen Sie außerdem die Berechtigungen festlegen, die dieser Gruppe zugewiesen werden sollen. SharePoint bietet verschiedene Berechtigungsstufen wie Lesen, Mitwirken oder Vollzugriff. Außerdem können Sie steuern, wer die Gruppenmitglieder sehen darf und wer neue Mitglieder hinzufügen oder entfernen kann. Es ist ebenfalls möglich, festzulegen, ob andere Benutzer dieser Gruppe beitreten dürfen oder ob die Mitgliedschaft nur durch Administratoren vergeben wird.

Mitglieder hinzufügen

Nachdem die Gruppe erstellt wurde, können Sie Mitglieder hinzufügen. Normalerweise erfolgt dies über ein Suchfeld, in das Namen, E-Mail-Adressen oder Alias der Benutzer eingegeben werden. SharePoint schlägt dabei passende Benutzer aus dem Verzeichnis vor, aus denen Sie auswählen können. Nach dem Hinzufügen sollten Sie die Änderungen speichern, um die Gruppe und deren Mitgliedschaft zu aktivieren.

Best Practices und Tipps

Es empfiehlt sich, Benutzergruppen thematisch oder funktional zu ordnen, damit die Verwaltung übersichtlich bleibt. Zudem sollte man möglichst wenige Gruppen mit umfangreichen Berechtigungen anlegen und stattdessen fein abgestufte Gruppen verwenden. Dies erhöht die Sicherheit und erleichtert die Nachverfolgung von Berechtigungen. Bei größeren Organisationen kann der Einsatz von Active Directory-Gruppen in Kombination mit SharePoint-Gruppen sinnvoll sein, um die Verwaltung noch zentraler zu gestalten.

Zusammenfassend ermöglicht das Erstellen von Benutzergruppen in SharePoint eine strukturierte und effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten, die über die Websiteeinstellungen gesteuert und individuell angepasst werden kann.

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