Archivierung und Löschung von gelöschten Versionen in SharePoint
- Grundlagen der Versionierung in SharePoint
- Was passiert bei der Löschung einer Version?
- Aufbewahrung und Wiederherstellung gelöschter Dateien und Versionen
- Archivierungsmethoden außerhalb von SharePoint
- Zusammenfassung
Grundlagen der Versionierung in SharePoint
SharePoint bietet eine integrierte Funktion zur Versionsverwaltung von Dokumenten. Dabei werden alle Änderungen an einer Datei als separate Versionen gespeichert, sodass Nutzer jederzeit auf frühere Varianten zurückgreifen können. Diese Versionshistorie ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit von Anpassungen und bietet Sicherheit gegen Datenverlust durch fehlerhafte Änderungen.
Was passiert bei der Löschung einer Version?
Wenn eine spezifische Version eines Dokuments in SharePoint gelöscht wird, wird diese Version aus der Versionshistorie entfernt. Dabei wird die Version nicht einfach in einen separaten Archivspeicher verschoben, sondern direkt aus dem System gelöscht. Dies bedeutet, dass die gelöschte Version nicht mehr verfügbar ist und auch nicht in einem Archiv gespeichert wird. Die Löschung ist jedoch nur möglich, wenn der Nutzer über die nötigen Berechtigungen verfügt.
Aufbewahrung und Wiederherstellung gelöschter Dateien und Versionen
Gelöschte Dateien oder ganze Dokumente, inklusive aller Versionen, werden zunächst in den Papierkorb von SharePoint verschoben. Dort verbleiben sie für einen definierten Zeitraum, standardmäßig 93 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden. Erst nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dauerhaft entfernt. Innerhalb dieses Zeitraums können gelöschte Elemente vom Papierkorb aus wiederhergestellt werden. Allerdings bezieht sich dies auf ganze Dateien oder Ordner. Einzelne gelöschte Versionen, die aus der Versionshistorie entfernt wurden, sind nicht im Papierkorb enthalten und somit nicht wiederherstellbar.
Archivierungsmethoden außerhalb von SharePoint
Da SharePoint keine automatische Archivierung gelöschter Versionen vorsieht, greifen viele Organisationen auf ergänzende Backup- oder Archivierungslösungen zurück. Diese können eine regelmäßige Sicherung der SharePoint-Datenbank oder der Dokumentbibliotheken umfassen und ermöglichen so, auf gelöschte Versionen bei Bedarf zuzugreifen. Solche Lösungen müssen allerdings separat implementiert und verwaltet werden und unterliegen den jeweiligen Richtlinien zur Datenspeicherung und Compliance.
Zusammenfassung
Gelöschte Versionen in SharePoint werden nicht gesondert archiviert, sondern direkt aus der Versionshistorie entfernt. Eine Wiederherstellung einzelner gelöschter Versionen ist über die SharePoint-Oberfläche nicht möglich, da sie nicht im Papierkorb landen. Der gesamte Löschvorgang ist dauerhaft, außer die Version wird durch externe Backup-Systeme gesichert. Für eine langfristige Aufbewahrung und Archivierung empfiehlt es sich, auf zusätzliche Backup-Tools zurückzugreifen, um den Anforderungen an Datenhaltung und Compliance gerecht zu werden.