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Wie kann ich eine Datei als Link anstatt als Anhang in eine E-Mail einfügen?

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  1. Einführung
  2. Datei online speichern
  3. Freigabelink erzeugen
  4. Den Link in die E-Mail einfügen
  5. Vorteile dieser Methode
  6. Zusammenfassung

Einführung

Wenn Sie in einer E-Mail eine Datei senden möchten, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können die Datei direkt als Anhang hinzufügen oder die Datei online speichern und stattdessen einen Link zu dieser Datei in Ihre E-Mail einfügen. Ein Link ist oft praktischer, da er die E-Mail-Größe klein hält und es dem Empfänger erlaubt, die Datei bequem und sicher herunterzuladen.

Datei online speichern

Um eine Datei als Link in Ihre E-Mail einzufügen, müssen Sie die Datei zunächst an einem Ort hochladen, der öffentlich zugänglich oder zumindest für Ihren Empfänger freigegeben ist. Dies kann z.B. ein Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox, OneDrive oder ein firmeneigener Server sein.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, erhalten Sie in der Regel die Möglichkeit, einen Freigabelink zu erstellen. Dabei können Sie oft entscheiden, ob der Empfänger die Datei nur ansehen oder auch herunterladen darf.

Im Cloud-Dienst Ihrer Wahl klicken Sie auf die Datei und wählen Freigeben oder Link kopieren. Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen so gesetzt sind, dass der Empfänger ohne Probleme auf die Datei zugreifen kann. Oft gibt es Optionen wie Jeder mit dem Link kann die Datei ansehen oder Nur bestimmte Personen. Wählen Sie die passende Option aus.

Nun können Sie den kopierten Link in Ihre E-Mail einfügen. Dabei empfiehlt es sich, den Link hinter einem sprechenden Text zu hinterlegen, um die Mail übersichtlich und freundlich zu gestalten. Beispiel:

Die Datei können Sie hier herunterladen.

Die meisten E-Mail-Programme unterstützen das Einfügen von HTML-Links, sodass der Empfänger einfach auf den Text klicken kann, um zur Datei zu gelangen.

Vorteile dieser Methode

Der Versand per Link hat mehrere Vorteile: Die E-Mail bleibt schlank und wird leichter zugestellt, besonders wenn Ihre Datei groß ist. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Datei nachträglich zu aktualisieren, ohne eine neue E-Mail zu schicken. Sollte der Link nicht funktionieren, können Sie die Freigabeeinstellungen jederzeit anpassen.

Zusammenfassung

Eine Datei als Link in eine E-Mail einzufügen bedeutet, die Datei online zu speichern, einen Freigabelink zu erzeugen und diesen Link in der Mail zu nutzen. So ermöglichen Sie dem Empfänger einfachen Zugriff auf die Datei, ohne die E-Mail unnötig aufzublähen.

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