Wie füge ich Dateien aus der Cloud (z.B. OneDrive, Google Drive) in eine E-Mail ein?
- Dateien aus der Cloud in eine E-Mail einfügen
- OneDrive und E-Mail Integration
- Google Drive und E-Mail Integration
- Manuelles Einfügen über Freigabelinks
- Zusammenfassung
Dateien aus der Cloud in eine E-Mail einfügen
Das Einfügen von Dateien aus Cloud-Diensten wie OneDrive oder Google Drive in eine E-Mail ist heutzutage eine gängige Praxis, um große Dateien zu verschicken oder Dateien, die bereits in der Cloud gespeichert sind, zu teilen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, abhängig vom verwendeten E-Mail-Programm und dem Cloud-Dienst. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Dateien aus OneDrive und Google Drive in eine E-Mail einfügen können.
OneDrive und E-Mail Integration
OneDrive ist eng mit Microsoft Outlook verknüpft, besonders wenn Sie Outlook als E-Mail-Client nutzen. Beim Erstellen einer neuen E-Mail können Sie direkt in Outlook aus OneDrive auf Ihre Dateien zugreifen. Klicken Sie dazu auf den Button zum Einfügen von Dateien und wählen Sie Datei aus Cloud-Speicher. Anschließend können Sie die gewünschte Datei oder den Ordner auswählen, der dann als Link zur Datei in die E-Mail eingefügt wird. Der Empfänger erhält dadurch Zugriff auf die Datei in Ihrem OneDrive, ohne dass die Datei selbst als Anhang versendet werden muss. Dies ist besonders praktisch bei großen Dateien. Alternativ können Sie auch die Datei in OneDrive öffnen, dort über Teilen einen Freigabelink erstellen und diesen Link in die E-Mail kopieren.
Google Drive und E-Mail Integration
Google Drive ist ähnlich gut in Gmail integriert. Wenn Sie eine E-Mail in Gmail verfassen, können Sie auf das Google Drive-Symbol unten im Fenster klicken. Dort öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine oder mehrere Dateien aus Ihrem Google Drive auswählen können. Gmail fügt dann entweder einen Link zur Datei ein oder, falls die Datei kleiner als ein gewisser Grenzwert ist und kompatibel, wird die Datei als Anhang eingefügt. Wichtig dabei ist, dass Sie beim Teilen den Zugriff für den Empfänger festlegen, damit dieser die Datei öffnen kann. Wenn Sie eine andere E-Mail-Anwendung verwenden, können Sie aus Google Drive heraus einen Freigabelink erstellen und diesen manuell in Ihre E-Mail einfügen.
Manuelles Einfügen über Freigabelinks
Unabhängig vom genauen Dienst und der E-Mail-Anwendung können Sie immer die Freigabefunktion der Cloud-Dienste verwenden. Dort erzeugen Sie einen Link, der auf die betreffende Datei verweist. Diesen Link kopieren Sie einfach in den Text Ihrer E-Mail. So vermeiden Sie das Hochladen großer Dateien und ermöglichen trotzdem den Zugriff auf die Dateien. Achten Sie darauf, die Zugriffsrechte korrekt zu setzen, zum Beispiel Jeder mit dem Link kann die Datei ansehen oder spezifische Personen einzuladen.
Zusammenfassung
Das Einfügen von Dateien aus Cloud-Speichern wie OneDrive oder Google Drive funktioniert entweder direkt über die Integration im E-Mail-Client oder über das Erstellen und Einfügen von Freigabelinks. Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie Dateien nicht mehr manuell herunterladen und als Anhang versenden müssen. Außerdem können Sie den Zugriff und die Version der Dateien zentral in der Cloud verwalten.