Integration von Outlook mit OneDrive
- Einleitung
- Voraussetzungen
- Integration in Outlook Desktop-App
- Integration via Outlook Web App
- Gemeinsames Bearbeiten und Freigeben
- Zusätzliche Funktionen und Tipps
- Fazit
Einleitung
Die Integration von Outlook mit OneDrive ermöglicht es Nutzern, direkt innerhalb von Outlook Dateien aus ihrem OneDrive-Speicher zuzugreifen, zu teilen und zu verwalten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten, da Dateien nicht mehr als klassische E-Mail-Anhänge versendet, sondern als Links bereitgestellt werden. Dies führt zu mehr Übersichtlichkeit und verhindert Versionskonflikte.
Voraussetzungen
Um Outlook mit OneDrive zu integrieren, benötigen Sie ein gültiges Microsoft 365-Konto beziehungsweise ein Outlook- und OneDrive-Konto, das miteinander verknüpft ist. Außerdem sollten Sie Microsoft Outlook und OneDrive auf dem neuesten Stand haben und idealerweise die Desktop-Anwendungen verwenden oder über die webbasierte Variante (Outlook im Browser) verfügen.
Integration in Outlook Desktop-App
In der Desktop-Version von Outlook können Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail direkt auf Ihrem OneDrive-Speicher zugreifen. Wenn Sie auf Datei anfügen klicken, wählen Sie nicht Datei vom Computer sondern Datei aus Cloudspeicher oder Eine Datei von OneDrive hinzufügen. Anschließend erscheint eine Liste der in OneDrive gespeicherten Dokumente, aus der Sie die gewünschte Datei auswählen können. Beim Anwählen wird nicht die Datei selbst als Anhang eingefügt, sondern ein Link zu dieser Datei, der für den Empfänger freigegeben wird. Somit bleibt die Datei in OneDrive zentral gespeichert und mehrere Nutzer können immer mit der aktuellsten Version arbeiten.
Integration via Outlook Web App
Wenn Sie Outlook im Web (Outlook Online) verwenden, ist die Integration mit OneDrive standardmäßig bereits aktiv. Beim Anfügen von Dateien erscheint automatisch die Option, eine Datei aus OneDrive auszuwählen. Ebenfalls wird hier der eingesetzte Freigabemechanismus genutzt, so dass Dateien per Link eingefügt werden. Sie können Dateien entweder hochladen oder bestehende Dokumente in OneDrive verlinken. Zudem können Sie beim Senden bestimmen, ob die Empfänger die Datei bearbeiten oder nur anzeigen dürfen.
Gemeinsames Bearbeiten und Freigeben
Ein großer Vorteil der Integration besteht darin, dass mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. Sobald Sie eine Datei aus OneDrive als Link senden, können Empfänger diese in Echtzeit bearbeiten, sofern die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden. Die Synchronisierung läuft automatisch, und es entstehen keine verschiedenen Versionen der Datei auf den Geräten der Nutzer.
Zusätzliche Funktionen und Tipps
Um die Zusammenarbeit zu verbessern, empfiehlt es sich, die OneDrive-App auf allen Geräten zu installieren und sich mit demselben Microsoft-Konto anzumelden, wie bei Outlook. Außerdem kann man in den Einstellungen von OneDrive und Outlook die automatische Sicherung und Synchronisation einstellen, um den Zugriff auf Dateien zu vereinfachen. Für Unternehmen bietet Microsoft zudem administrative Einstellungen, um die Freigaberichtlinien zentral zu steuern und so die Datensicherheit zu gewährleisten.
Fazit
Die Integration von Outlook mit OneDrive ist ein praktisches Feature, das die Verwaltung und den Austausch von Dateien erheblich erleichtert. Durch die Verwendung von Cloud-Links anstelle von klassischen Dateianhängen profitieren Nutzer von mehr Übersicht, weniger Speicherplatzverbrauch und der Möglichkeit zur gleichzeitigen Zusammenarbeit an Dokumenten. Die Integration funktioniert sowohl in der Desktop-Anwendung als auch im Webbrowser nahtlos und benötigt nur wenige Klicks zur Einrichtung.