Wie kann ich automatische Antworten im WhatsApp Unternehmenskonto einstellen?
- Einführung in automatische Antworten
- Die WhatsApp Business App verwenden
- Automatische Schnellantworten einrichten
- WhatsApp Business API für umfangreichere Automatisierungen
- Fazit
Einführung in automatische Antworten
Automatische Antworten sind eine hilfreiche Funktion im WhatsApp Unternehmenskonto, die es Ihnen ermöglicht, Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten sofortige Rückmeldungen zu senden. Sie können damit beispielsweise Begrüßungen verschicken, häufig gestellte Fragen beantworten oder informieren, wann ein Kunde mit einer persönlichen Antwort rechnen kann. Diese Funktion steigert die Kundenzufriedenheit, da Anfragen nicht unbeantwortet bleiben und Ihre Erreichbarkeit professionell wirkt.
Die WhatsApp Business App verwenden
Wenn Sie die WhatsApp Business App nutzen, ist das Einrichten automatischer Antworten sehr einfach. Nachdem Sie die App auf Ihrem Smartphone installiert haben und Ihr Unternehmenskonto eingerichtet ist, navigieren Sie innerhalb der App zu den Einstellungen. Dort finden Sie den Bereich für Unternehmenswerkzeuge oder Business-Tools. Innerhalb dieses Bereichs gibt es Optionen wie Abwesenheitsnachrichten und Begrüßungsnachrichten.
Die Abwesenheitsnachricht können Sie aktivieren, um automatisch eine Nachricht zu senden, wenn Sie nicht erreichbar sind, beispielsweise außerhalb der Geschäftszeiten oder während Urlauben. Sie können eine individuelle Nachricht eingeben und bestimmen, ob diese immer, zu bestimmten Zeiten oder nur an bestimmten Kontakten gesendet wird. Die Begrüßungsnachricht wird automatisch verschickt, wenn ein Kunde Sie das erste Mal oder nach 14 Tagen Inaktivität anschreibt.
Automatische Schnellantworten einrichten
Zusätzlich zu den Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten bietet WhatsApp Business die Möglichkeit, sogenannte Schnellantworten zu definieren. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Textbausteine, die Sie über Kürzel schnell an Kunden senden können. Diese manuellen Antworten sind keine vollautomatischen Nachrichten, erleichtern aber die Kommunikation, da Sie häufig wiederkehrende Fragen schnell beantworten können.
WhatsApp Business API für umfangreichere Automatisierungen
Wenn Ihr Unternehmen größere Mengen an Nachrichten verarbeitet oder komplexere Automatisierungen und Chatbots nutzen möchte, bietet die WhatsApp Business API die Möglichkeit, automatische Antworten noch individueller und umfassender einzustellen. Dies erfordert allerdings technisches Know-how oder den Einsatz eines externen Dienstleisters. Über die API können Sie automatische Workflows programmieren, Nachrichtenvorlagen verwenden und Kundenanfragen intelligent steuern.
Um die API zu nutzen, müssen Sie sich bei einem offiziellen WhatsApp Business Solution Provider registrieren und die technischen Voraussetzungen erfüllen. Danach können Sie automatische Antworten, Chatbots und weitere Automatisierungen in Ihr Kundenkommunikationssystem integrieren.
Fazit
Die einfachste Möglichkeit für automatische Antworten im WhatsApp Unternehmenskonto ist die Nutzung der WhatsApp Business App mit ihren vorgefertigten Funktionen für Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten. Für fortschrittliche Automatisierungen empfiehlt sich die WhatsApp Business API, die jedoch technischen Aufwand erfordert. Mit beiden Varianten können Sie Ihren Kundenservice verbessern, indem Anfragen schneller beantwortet und Ihre Erreichbarkeit transparent kommuniziert wird.