Tutorials

Visio-Tutorial: Mehrere Datenfelder in Flowchart-Shapes anzeigen

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Microsoft Visio mehrere Datenfelder gleichzeitig in einem Flowchart-Shape (oder jedem anderen Shape) anzeigen kannst.

In Visio-Standardeinstellungen zeigt ein Shape meist nur den Text an, den du direkt hineinschreibst. Oft ist es jedoch nötig, zusätzliche Informationen wie Verantwortliche, Kosten, Dauer oder Status direkt am Shape sichtbar zu machen. Dies gelingt über die Funktion Datengrafiken.

Schritt 1: Shape-Daten vorbereiten

Bevor du Daten anzeigen kannst, müssen diese im Shape hinterlegt sein.

  1. Mache einen Rechtsklick auf dein Shape (z. B. ein Prozess-Rechteck).
  2. Wähle Daten > Shape-Daten.
  3. Falls das Fenster leer ist, kannst du Felder definieren:
    • Klicke im Fenster "Shape-Daten" auf Definieren... (oder Rechtsklick > Feld definieren).
    • Erstelle Felder wie z. B. „Besitzer“, „Kosten“ oder „Priorität“.
    • Trage Werte in diese Felder ein.

Schritt 2: Das Menü „Datengrafiken“ öffnen

Um diese Datenfelder visuell auf dem Shape zu platzieren, nutzen wir die Datengrafiken.

  1. Markiere das Shape (oder alle Shapes, die die Daten anzeigen sollen).
  2. Gehe im oberen Menüband auf die Registerkarte Daten.
  3. Klicke in der Gruppe „Erweiterte Datengrafiken“ auf Datengrafiken.
  4. Wähle ganz unten Neue Datengrafik erstellen....

Schritt 3: Mehrere Datenfelder hinzufügen

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier legst du fest, welche Informationen wo erscheinen sollen.

  1. Klicke auf Neues Element.
  2. Datenfeld: Wähle aus der Dropdown-Liste das erste Feld aus, das du anzeigen willst (z. B. „Besitzer“).
  3. Anzeigen als: Wähle hier meistens Text aus.
  4. Position: Hier legst du fest, wo der Text im Verhältnis zum Shape stehen soll (z. B. „Unten“ oder „Rechts vom Shape“).
  5. Bestätige mit OK.
  6. Wiederhole den Vorgang: Klicke erneut auf Neues Element, um ein zweites Feld (z. B. „Kosten“) hinzuzufügen.
    • Tipp: Achte darauf, für das zweite Feld eine andere Position zu wählen (z. B. eine Zeile tiefer), damit sich die Texte nicht überlagern.

Schritt 4: Das Design anpassen

Im Fenster „Element bearbeiten“ kannst du das Aussehen verfeinern:

  • Beschriftung: Du kannst einen Präfix hinzufügen (z. B. statt nur „Müller“ soll dort „Verantwortlich: Müller“ stehen). Aktiviere dazu das Häkchen bei „Beschriftung enthalten“.
  • Format: Du kannst Schriftart, Farbe und Rahmen für jedes Datenfeld separat anpassen.

Schritt 5: Datengrafik zuweisen

Sobald du fertig bist und auf OK geklickt hast:

  1. Visio fragt dich meist, ob du die Datengrafik auf die ausgewählten Shapes anwenden möchtest. Bestätige mit Ja.
  2. Die neue Datengrafik erscheint nun auch in der Galerie unter Daten > Datengrafiken. Du kannst sie jetzt jederzeit mit einem Klick auf andere Shapes anwenden.

Profi-Tipp: Daten aus Excel importieren

Wenn du viele Shapes hast, musst du die Daten nicht manuell eintippen:

  1. Gehe auf Daten > Schnellimport oder Benutzerdefinierter Import.
  2. Verknüpfe eine Excel-Tabelle mit deinen Visio-Shapes.
  3. Visio verknüpft die Zeilen automatisch mit den Shapes.
  4. Wende dann wie oben beschrieben die Datengrafik an, um die Excel-Werte direkt am Diagramm anzuzeigen.

Zusammenfassung der Vorteile

  • Übersichtlichkeit: Alle wichtigen Kennzahlen sind auf einen Blick sichtbar.
  • Dynamik: Ändert sich ein Wert in den Shape-Daten (oder in der verknüpften Excel-Liste), aktualisiert sich die Anzeige im Flowchart automatisch.
  • Standardisierung: Einmal erstellt, kannst du das Design für das gesamte Unternehmen nutzen.
0