Tutorial: Überfällige Termine mit der bedingten Formatierung hervorheben

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Excel (oder Google Tabellen) überfällige Termine automatisch farblich hervorhebst.

In vielen Projekten oder Aufgabenlisten ist es entscheidend, Fristen im Blick zu behalten. Mit der bedingten Formatierung kannst du Excel anweisen, Zellen automatisch rot zu färben, sobald ein Datum in der Vergangenheit liegt.

Schritt 1: Die Daten vorbereiten

Stelle sicher, dass deine Liste eine Spalte mit Datumsangaben enthält (z. B. Spalte „Fälligkeitsdatum“). Achte darauf, dass die Zellen korrekt als Datum formatiert sind.

Schritt 2: Den Zellbereich markieren

1. Markiere alle Zellen, die die Datumsangaben enthalten (z. B. B2:B20).
2. Tipp: Du kannst auch die ganze Spalte markieren, aber meistens ist es besser, nur den Bereich mit den Daten zu wählen.

Schritt 3: Das Menü für bedingte Formatierung öffnen

1. Gehe im oberen Menüband auf den Reiter Start.
2. Klicke auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
3. Wähle Neue Regel... aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 4: Die Formel für „Überfällig“ eingeben

Um Daten zu markieren, die in der Vergangenheit liegen, nutzen wir eine einfache Formel:

1. Wähle im neuen Fenster den Regeltyp: „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
2. Gib in das Feld unter „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist“ folgende Formel ein:

   =B2<HEUTE()

   (Wichtig: Ersetze B2 durch die erste Zelle deines markierten Bereichs. Die Funktion HEUTE() bezieht sich immer auf das aktuelle Tagesdatum.)

Schritt 5: Das Format festlegen (Rot)

1. Klicke auf die Schaltfläche Formatieren....
2. Gehe zum Reiter Ausfüllen und wähle eine rote Farbe (oder eine hellrote Füllung).
3. Optional: Gehe zum Reiter Schrift und wähle „Fett“ oder eine weiße Schriftfarbe für besseren Kontrast.
4. Bestätige mit OK.

Schritt 6 (Optional): „Heute fällig“ oder „Bald fällig“ hervorheben

Es ist oft hilfreich, auch Termine zu sehen, die heute anstehen oder in den nächsten Tagen fällig werden.

• Für heute fällige Termine (Gelb): Erstelle eine neue Regel mit der Formel: =B2=HEUTE() und wähle eine gelbe Füllung.
• Für Termine in den nächsten 7 Tagen: Nutze die Formel: =UND(B2>HEUTE(); B2<=HEUTE()+7)

Profi-Tipp: Erledigte Aufgaben ignorieren

Wenn du eine Spalte „Status“ hast (z. B. Spalte C), möchtest du wahrscheinlich nicht, dass bereits erledigte Aufgaben rot markiert werden, auch wenn das Datum in der Vergangenheit liegt.

Ändere die Formel für die Überfälligkeit dann so ab:

=UND(B2<HEUTE(); B2<>""; C2<>"Erledigt")

(Diese Formel prüft, ob das Datum in der Vergangenheit liegt UND die Zelle nicht leer ist UND in Spalte C nicht „Erledigt“ steht.)

Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen

Nun aktualisiert sich deine Tabelle jeden Tag automatisch. Sobald ein Datum überschritten wird, färbt sich die Zelle ohne dein Zutun rot!