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Tutorial: Seriendruck in separate Dokumente aufteilen (Word)

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie Seriendruck-Ergebnisse in Microsoft Word in einzelne Dokumente aufteilen können.

Da Word standardmäßig keine Funktion besitzt, um Seriendrucke automatisch als separate Dateien zu speichern, nutzen wir hierfür die effizienteste Methode: Ein einfaches VBA-Makro.

Wenn Sie einen Seriendruck erstellen, erzeugt Word normalerweise ein einziges, langes Dokument, das alle Briefe oder Etiketten hintereinander enthält. Wenn Sie jedoch für jeden Empfänger eine eigene Datei (z. B. als PDF oder Word-Dokument) benötigen, hilft Ihnen diese Anleitung.

Schritt 1: Den Seriendruck vorbereiten

Bevor Sie die Dokumente trennen können, müssen Sie den Seriendruck wie gewohnt vorbereiten:

  1. Öffnen Sie Ihr Word-Hauptdokument.
  2. Verknüpfen Sie es mit Ihrer Datenquelle (Excel-Liste etc.) über Sendungen > Empfänger auswählen.
  3. Fügen Sie Ihre Seriendruckfelder ein.
  4. Wichtig: Klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen und wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten....
  5. Wählen Sie „Alle“ und klicken Sie auf OK.
    • Ergebnis: Word öffnet ein neues Dokument (meist „Serienbriefe 1“), das alle Briefe enthält, getrennt durch Abschnittsumbrüche.

Schritt 2: Den VBA-Editor öffnen

Um den Prozess zu automatisieren, nutzen wir ein Makro.

  1. Drücken Sie in dem neu erstellten Dokument (das alle Briefe enthält) die Tastenkombination ALT + F11. Dies öffnet den VBA-Editor.
  2. Klicken Sie im Menü auf Einfügen > Modul.
  3. Ein leeres weißes Fenster erscheint. Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn dort ein:
Sub Seriendruck_in_Einzeldokumente_teilen()
    Dim i As Long
    Dim Abschnitte As Long
    Dim HauptDok As Document
    Dim NeuDok As Document
    Dim SpeicherPfad As String

    ' Pfad wählen, wo die Dateien gespeichert werden sollen (Endet mit \)
    ' Beispiel: "C:\Benutzer\Name\Desktop\Seriendruck\"
    SpeicherPfad = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\Seriendruck_Output\"

    ' Ordner erstellen, falls er nicht existiert
    If Dir(SpeicherPfad, vbDirectory) = "" Then
        MkDir SpeicherPfad
    End If

    Set HauptDok = ActiveDocument
    Abschnitte = HauptDok.Sections.Count

    For i = 1 To Abschnitte - 1
        ' Inhalt des aktuellen Abschnitts kopieren
        HauptDok.Sections(i).Range.Copy

        ' Neues Dokument erstellen und Inhalt einfügen
        Set NeuDok = Documents.Add
        NeuDok.Range.Paste

        ' Formatierung beibehalten (optional: löscht den letzten Umbruch)
        NeuDok.Characters.Last.Delete

        ' Speichern (Dateiname hier: Dokument_1, Dokument_2, etc.)
        ' Sie können hier auch .docx in .pdf ändern, falls gewünscht
        NeuDok.SaveAs2 SpeicherPfad & "Brief_" & i & ".docx"
        NeuDok.Close SaveChanges:=False
    Next i

    MsgBox "Fertig! Alle Dateien wurden auf Ihrem Desktop im Ordner 'Seriendruck_Output' gespeichert.", vbInformation
End Sub

Schritt 3: Das Makro ausführen

  1. Nachdem Sie den Code eingefügt haben, können Sie das Fenster des VBA-Editors schließen oder einfach direkt F5 drücken.
  2. Alternativ: Gehen Sie zurück zu Word, drücken Sie ALT + F8, wählen Sie das Makro Seriendruck_in_Einzeldokumente_teilen aus und klicken Sie auf Ausführen.

Schritt 4: Das Ergebnis prüfen

Das Makro erstellt automatisch einen Ordner auf Ihrem Desktop namens „Seriendruck_Output“ und speichert dort jeden Brief als einzelne .docx-Datei ab (benannt als Brief_1, Brief_2 usw.).

Tipps zur Anpassung:

  • Als PDF speichern: Wenn Sie die Dateien direkt als PDF möchten, ändern Sie im Code die Zeile: NeuDok.SaveAs2 SpeicherPfad & "Brief_" & i & ".docx" in: NeuDok.ExportAsFixedFormat SpeicherPfad & "Brief_" & i & ".pdf", 17 (17 steht für das PDF-Format).
  • Individuelle Dateinamen: Das obige Makro nutzt eine einfache Nummerierung. Wenn Sie die Dateien nach einem Namen aus dem Dokument benennen wollen, ist der Code etwas komplexer, da er den Text innerhalb des Abschnitts nach dem Namen durchsuchen müsste. Für die meisten Zwecke ist die Nummerierung jedoch der sicherste Weg.

Warum funktioniert das?

Word trennt beim Seriendruck die einzelnen Empfänger durch sogenannte Abschnittsumbrüche (Nächste Seite). Das Makro nutzt diese Struktur, geht jeden Abschnitt einzeln durch, kopiert den Inhalt und speichert ihn in einer neuen Datei.

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