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Dokumente vergleichen in Microsoft Word: Ein Tutorial für HR-Profis

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Hier ist ein praxisorientiertes Tutorial, das speziell auf die Bedürfnisse von HR-Abteilungen (z. B. beim Abgleich von Arbeitsverträgen, Zeugnissen oder Richtlinien) zugeschnitten ist.

Im Personalwesen ist Präzision entscheidend. Ob Sie die finale Version eines Arbeitsvertrags mit dem Entwurf abgleichen oder Änderungen in einer Betriebsvereinbarung nachvollziehen müssen – die manuelle Suche nach Unterschieden ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Microsoft Word bietet hierfür eine leistungsstarke Vergleichsfunktion.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie zwei Dokumente effizient vergleichen.

1. Warum die Vergleichsfunktion für HR wichtig ist

  • Vertragssicherheit: Sicherstellen, dass keine unbefugten Klauseln eingefügt wurden.
  • Versionskontrolle: Schnelles Identifizieren von Anpassungen in Stellenbeschreibungen oder Zeugnissen.
  • Zeitersparnis: Kein mühsames Wort-für-Wort-Lesen von zwei Dokumenten nebeneinander.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Die Funktion aufrufen

  1. Öffnen Sie eine leere Word-Instanz oder eines der Dokumente, die Sie vergleichen möchten.
  2. Klicken Sie oben im Menüband auf die Registerkarte Überprüfen.
  3. Klicken Sie in der Gruppe „Vergleichen“ auf die Schaltfläche Vergleichen und wählen Sie erneut den Unterpunkt Vergleichen... aus.

Schritt 2: Dokumente auswählen

Es öffnet sich ein Dialogfenster:

  • Originaldokument: Klicken Sie auf das Ordner-Symbol und wählen Sie die ursprüngliche Fassung aus (z. B. die Vorlage des Arbeitsvertrags).
  • Revidiertes Dokument: Wählen Sie hier die geänderte Fassung aus (z. B. das vom Kandidaten zurückgesendete Dokument).

Schritt 3: Erweiterte Optionen (Optional)

Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr >>, um festzulegen, was genau verglichen werden soll. Für HR-Zwecke empfiehlt es sich, folgende Haken zu setzen:

  • Verschiebungen
  • Einfügungen und Löschungen
  • Kommentare
  • Tipp: Unter „Änderungen anzeigen auf“ sollten Sie Neues Dokument wählen, damit Ihre Originaldateien unverändert bleiben.

Schritt 4: Das Ergebnis interpretieren

Nach dem Klick auf OK erstellt Word ein drittes Dokument (meist „Vergleichsergebnis“ genannt). Der Bildschirm ist nun standardmäßig in drei Bereiche unterteilt:

  1. Links (Überarbeitungsbereich): Eine Liste aller vorgenommenen Korrekturen.
  2. Mitte (Verglichenes Dokument): Hier sehen Sie den Text mit markierten Änderungen (Streichungen sind durchgestrichen, Ergänzungen unterstrichen).
  3. Rechts (Original & Revidiert): Hier werden zum schnellen Abgleich das Original und die geänderte Fassung untereinander angezeigt.

3. Änderungen bearbeiten und speichern

Sie können die gefundenen Unterschiede nun wie in der normalen „Änderungen nachverfolgen“-Funktion bearbeiten:

  • Rechtsklick auf eine Änderung -> Annehmen oder Ablehnen.
  • Sobald Sie alle Punkte geprüft haben, speichern Sie dieses Dokument als finale Version ab (z. B. 2023_Arbeitsvertrag_Name_FINAL.docx).

4. Sonderfall: Kombinieren statt Vergleichen

Wenn Sie ein Dokument (z. B. eine neue Reiserichtlinie) an drei verschiedene Abteilungsleiter geschickt haben und nun drei verschiedene Rückmeldungen erhalten, nutzen Sie statt „Vergleichen“ die Funktion Kombinieren.

  • Pfad: Überprüfen > Vergleichen > Kombinieren...
  • Dies führt die Korrekturen mehrerer Personen in einem einzigen Dokument zusammen, was die Konsolidierung von Feedback im HR-Alltag massiv erleichtert.

HR-Profi-Tipp:

Nutzen Sie den Vergleich immer dann, wenn Dokumente von externen Parteien (Kandidaten, Anwälten oder dem Betriebsrat) zurückkommen. So stellen Sie sicher, dass auch kleinste Änderungen an Satzzeichen oder Werten (z. B. Kündigungsfristen oder Gehalt) nicht übersehen werden.

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