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Tutorial: Excel Dropdown-Liste mit Mehrfachauswahl erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel eine Dropdown-Liste (Datenüberprüfung) erstellst, in der du mehrere Einträge gleichzeitig auswählen kannst.

Da Excel dies standardmäßig nicht unterstützt (man kann normalerweise immer nur einen Wert auswählen), nutzen wir einen kleinen, bewährten VBA-Code. Keine Sorge, du musst kein Programmierer sein – du kannst den Code einfach kopieren.

In Excel lässt die Standard-Datenüberprüfung nur eine Auswahl zu. Sobald du einen neuen Wert wählst, wird der alte überschrieben. Mit dieser Anleitung stellst du sicher, dass neue Auswahlmöglichkeiten einfach mit einem Komma getrennt hinzugefügt werden.

Schritt 1: Die Liste für das Dropdown vorbereiten

  1. Schreibe die Werte, die später im Dropdown erscheinen sollen, untereinander in eine Spalte (z. B. auf ein separates Blatt oder in Spalte Z).
  2. Markiere die Zelle(n), in denen das Dropdown-Menü erscheinen soll.

Schritt 2: Die normale Dropdown-Funktion einrichten

  1. Gehe im Menüband auf den Reiter Daten.
  2. Klicke auf Datenüberprüfung (in der Gruppe Datentools).
  3. Wähle unter „Zulassen“ den Punkt Liste aus.
  4. Klicke in das Feld „Quelle“ und markiere die Werte, die du in Schritt 1 vorbereitet hast.
  5. Bestätige mit OK. Hinweis: Jetzt hast du ein normales Dropdown, das aber noch keine Mehrfachauswahl erlaubt.

Schritt 3: VBA-Code für die Mehrfachauswahl hinzufügen

Damit Excel die alte Auswahl behält und die neue Auswahl hinzufügt, nutzen wir ein kurzes Makro:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste unten auf den Namen deines Tabellenblatts (z. B. "Tabelle1").
  2. Wähle Code anzeigen. Es öffnet sich der VBA-Editor.
  3. Kopiere den folgenden Code und füge ihn in das große weiße Fenster ein:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    ' Definition der Variablen
    Dim Oldvalue As String
    Dim Newvalue As String

    ' Falls mehr als eine Zelle geändert wird, nichts tun
    If Target.Count > 1 Then Exit Sub

    ' Überprüfen, ob die Zelle eine Datenüberprüfung (Dropdown) hat
    On Error Resume Next
    If Target.Validation.Type <> 3 Then Exit Sub
    On Error GoTo 0

    ' Anwendung des Codes
    Application.EnableEvents = False
    Newvalue = Target.Value
    Application.Undo
    Oldvalue = Target.Value
    Target.Value = Newvalue

    If Oldvalue <> "" Then
        If Newvalue <> "" Then
            ' Hier kannst du das Trennzeichen ändern (hier: ", ")
            Target.Value = Oldvalue & ", " & Newvalue
        End If
    End If

    Application.EnableEvents = True
End Sub
  1. Schließe das VBA-Fenster einfach über das „X“ oben rechts. Du musst nicht extra speichern drücken.

Schritt 4: Das Ergebnis testen

Gehe zurück in dein Excel-Blatt und teste das Dropdown:

  • Wähle einen Wert aus.
  • Klicke erneut in die Zelle und wähle einen weiteren Wert aus.
  • Excel schreibt nun beide Werte mit einem Komma getrennt in die Zelle.

Schritt 5: Die Datei richtig speichern (WICHTIG!)

Da die Datei nun ein Makro (VBA-Code) enthält, kannst du sie nicht als normale .xlsx Datei speichern.

  1. Gehe auf Datei > Speichern unter.
  2. Wähle als Dateityp unbedingt Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm) aus.

Tipps & Anpassungen

  • Trennzeichen ändern: Wenn du statt eines Kommas lieber einen Zeilenumbruch möchtest, ändere im Code die Zeile: Target.Value = Oldvalue & ", " & Newvalue in Target.Value = Oldvalue & vbCrLf & Newvalue (Zusätzlich musst du in der Zelle den „Zeilenumbruch“ aktivieren).
  • Werte wieder löschen: Wenn du den Inhalt der Zelle komplett leeren willst, drücke einfach die Entf-Taste auf deiner Tastatur.
  • Einschränkung: Dieser Code gilt für alle Dropdowns auf diesem speziellen Tabellenblatt. Wenn du es nur für eine bestimmte Spalte (z.B. Spalte A) möchtest, müsste der Code um eine If Target.Column = 1 Then... Abfrage ergänzt werden.
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