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Tutorial: Excel 2010 Daten als Textdatei mit fester Breite exportieren

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie Daten aus Excel 2010 in eine Textdatei mit fester Breite (Fixed Width) exportieren können.

Häufig verlangen ältere Datenbanksysteme oder spezielle Buchhaltungssoftware Importdateien im „Fixed Width“-Format. Dabei hat jede Spalte eine exakt definierte Anzahl an Zeichen. In Excel 2010 gibt es hierfür einen integrierten Weg über das .prn-Format.

Methode 1: Der Export über das Format „Formatierter Text (Leerstelle getrennt)“

Dies ist der schnellste Weg, da Excel die Spaltenbreiten, die Sie im Programmfenster sehen, direkt in die Textdatei übernimmt.

Schritt 1: Die Spaltenbreite festlegen

In Excel entspricht die Breite der Spalte auf dem Bildschirm der Anzahl der Zeichen in der späteren Textdatei.

  1. Markieren Sie die Spalten, die Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie Spaltenbreite....
  3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Zeichen ein (z. B. „20“ für eine Spalte, die genau 20 Zeichen breit sein soll).
    • Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Inhalt der Zellen nicht länger ist als die Spaltenbreite, sonst wird er beim Export abgeschnitten.

Schritt 2: Die Ausrichtung prüfen

  • Standardmäßig richtet Excel Text linksbündig und Zahlen rechtsbündig aus.
  • Wenn Sie alles linksbündig benötigen, markieren Sie die Zellen und nutzen Sie die Ausrichtungs-Funktion im Start-Reiter.

Schritt 3: Speichern unter

  1. Klicken Sie oben links auf den Reiter Datei und wählen Sie Speichern unter.
  2. Wählen Sie einen Speicherort.
  3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü bei Dateityp.
  4. Suchen und wählen Sie den Eintrag: *Formatierter Text (Leerstelle getrennt) (.prn)**.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Die Dateiendung ändern

Excel speichert die Datei mit der Endung .prn. Viele Programme benötigen jedoch .txt oder .dat.

  1. Suchen Sie die Datei im Windows Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Umbenennen.
  3. Ändern Sie die Endung von .prn in .txt. Bestätigen Sie die Warnmeldung von Windows mit „Ja“.

Methode 2: Export mittels einer Formel (Präziser)

Wenn Sie mehr Kontrolle benötigen (z.B. führende Nullen oder exakte Füllzeichen), können Sie die Daten in einer neuen Spalte verketten.

Beispiel:

Angenommen, Spalte A soll 10 Zeichen breit sein und Spalte B 20 Zeichen.

  1. Nutzen Sie in einer neuen Spalte folgende Formel:

    =LINKS(A1 & WIEDERHOLEN(" "; 10); 10) & LINKS(B1 & WIEDERHOLEN(" "; 20); 20)
    • Erklärung: A1 & WIEDERHOLEN(" "; 10) fügt 10 Leerzeichen an den Text an. LINKS(…; 10) schneidet das Ergebnis dann exakt nach dem zehnten Zeichen ab.

  2. Kopieren Sie die Formel für alle Zeilen nach unten.

  3. Kopieren Sie die resultierenden Zellen, fügen Sie sie in einen einfachen Texteditor (wie Notepad) ein und speichern Sie die Datei als .txt.

Wichtige Tipps für Excel 2010

  • Schriftart: Verwenden Sie zur Kontrolle in Excel eine nicht-proportionale Schriftart wie Courier New. Hier ist jedes Zeichen (auch das Leerzeichen) gleich breit, was die visuelle Kontrolle der Spaltenbreiten erleichtert.
  • Maximale Breite: Das .prn-Format in Excel ist auf eine Gesamzeilenbreite von 240 Zeichen begrenzt. Wenn Ihr Datensatz breiter ist, wird die Zeile umgebrochen. In diesem Fall müssen Sie Methode 2 (Formel) oder ein VBA-Makro verwenden.
  • Keine Sonderzeichen: Beachten Sie, dass beim .prn-Export spezielle Unicode-Zeichen verloren gehen können, da dieses Format auf dem ANSI-Standard basiert.

Zusammenfassung: Welches Format wählen?

  • Einfach & Schnell: .prn (Formatiert durch Spaltenbreite).
  • Präzise & Sicher: Formel-Methode (mit LINKS und WIEDERHOLEN).
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