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Tutorial: Erstellen einer Löschabfrage in Microsoft Access

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Microsoft Access eine Löschabfrage erstellst.

Eine Löschabfrage ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um mehrere Datensätze aus einer oder mehreren Tabellen gleichzeitig zu entfernen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

WICHTIGER HINWEIS VORAB: Das Ausführen einer Löschabfrage kann nicht rückgängig gemacht werden. Sobald die Daten gelöscht sind, sind sie weg. Erstelle immer eine Sicherungskopie deiner Datenbank, bevor du Löschabfragen ausführst.

Schritt 1: Den Abfrageentwurf öffnen

  1. Öffne deine Microsoft Access Datenbank.
  2. Gehe im oberen Menüband (Ribbon) auf den Reiter Erstellen.
  3. Klicke in der Gruppe "Abfragen" auf Abfrageentwurf.

Schritt 2: Tabelle auswählen

  1. Es öffnet sich das Fenster „Tabellen hinzufügen“ (oder eine Seitenleiste).
  2. Wähle die Tabelle aus, aus der du Datensätze löschen möchtest.
  3. Klicke auf Hinzufügen und schließe dann das Fenster „Tabellen hinzufügen“.

Schritt 3: Den Abfragetyp auf „Löschen“ ändern

Standardmäßig erstellt Access eine Auswahlabfrage. Du musst den Typ nun ändern:

  1. Gehe im Menüband auf den Reiter Abfrageentwurf (dieser erscheint automatisch, wenn du im Entwurfsmodus bist).
  2. Klicke in der Gruppe "Abfragetyp" auf das Symbol Löschen (gekennzeichnet durch ein X-Symbol).
    • Hinweis: Du wirst bemerken, dass sich die Zeilen im unteren Bereich des Entwurfsfensters ändern. Die Zeile „Anzeigen“ verschwindet und eine Zeile „Löschen“ erscheint.

Schritt 4: Felder und Kriterien festlegen

Nun musst du Access sagen, welche Datensätze gelöscht werden sollen.

  1. Feld auswählen: Doppelklicke auf das Feld, für das du eine Bedingung festlegen willst (z. B. "Bestelldatum" oder "Status").
  2. Kriterium eingeben: Gib in der Zeile Kriterien den Wert ein, nach dem gefiltert werden soll.
    • Beispiel: Wenn du alle inaktiven Kunden löschen willst, ziehe das Feld "Status" nach unten und schreibe "Inaktiv" in die Zeile Kriterien.
    • Beispiel: Wenn du alle Datensätze vor einem bestimmten Jahr löschen willst, schreibe <#01.01.2020#> in das Feld Datum.

Hinweis: In der Zeile Löschen steht bei den Feldern mit Kriterien normalerweise "Wo" (für WHERE-Bedingung).

Schritt 5: Die Abfrage vor der Ausführung prüfen (Sicherheitscheck)

Bevor du die Löschung endgültig durchführst, solltest du prüfen, welche Datensätze betroffen sind:

  1. Klicke oben links im Menüband auf die Schaltfläche Ansicht (das Tabellen-Symbol) oder wähle Datenblattansicht.
  2. Access zeigt dir nun eine Liste der Datensätze an, die gelöscht würden. In dieser Ansicht wird noch nichts gelöscht!
  3. Wenn die Liste korrekt ist, kehre über die Schaltfläche Ansicht zurück in die Entwurfsansicht.

Schritt 6: Die Löschabfrage ausführen

  1. Klicke im Reiter "Abfrageentwurf" auf das rote Ausrufezeichen (Ausführen).
  2. Access zeigt ein Warnfenster an: "Sie beabsichtigen, [Anzahl] Zeile(n) aus der angegebenen Tabelle zu löschen."
  3. Bestätige mit Ja, um den Vorgang abzuschließen.

Schritt 7: Abfrage speichern (Optional)

Wenn du diese spezielle Löschung regelmäßig durchführen musst (z. B. monatliche Bereinigung):

  1. Drücke Strg + S.
  2. Gib der Abfrage einen Namen (z. B. qry_LoescheInaktiveKunden).
  3. Klicke auf OK.

Tipps für Profis:

  • Löschen aus mehreren Tabellen: Wenn Tabellen über Beziehungen miteinander verbunden sind, achte auf die "Referenzielle Integrität". Wenn "Update- und Löschweitergabe" in den Beziehungen aktiviert ist, werden beim Löschen eines Hauptdatensatzes (z. B. Kunde) auch alle zugehörigen Unterdatensätze (z. B. Bestellungen des Kunden) automatisch mitgelöscht.
  • Syntax-Check: Achte bei Textkriterien auf Anführungszeichen ("Beispiel") und bei Datumsangaben auf Rauten (#01.01.2023#), wobei Access diese oft automatisch ergänzt.
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