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Tutorial: Einen „Absenden“-Button in Word erstellen – Formular direkt per E-Mail senden

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Hier ist ein ausführliches Tutorial aus der Serie „Ausfüllbare Formulare in Word“, das erklärt, wie Sie eine Schaltfläche zum Absenden eines Formulars per E-Mail erstellen.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie ein Word-Formular mit einer funktionalen Schaltfläche ausstatten, die das Dokument automatisch als E-Mail-Anhang an eine festgelegte Adresse versendet.

Voraussetzungen

Um diese Funktion zu nutzen, müssen die Entwicklertools in Word aktiviert sein.

  • So geht's: Rechtsklick auf eine beliebige Stelle im Menüband (Ribbon) > Menüband anpassen > Setzen Sie auf der rechten Seite einen Haken bei Entwicklertools > OK.

Schritt 1: Die Schaltfläche (Button) einfügen

  1. Öffnen Sie Ihr ausfüllbares Word-Dokument.
  2. Platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an der der Button erscheinen soll (meist am Ende des Formulars).
  3. Gehen Sie zum Reiter Entwicklertools.
  4. Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf das Koffersymbol (Legacytools) und wählen Sie unter „ActiveX-Steuerelemente“ die Befehlsschaltfläche (das graue Rechteck).

Schritt 2: Den Button beschriften und gestalten

  1. Klicken Sie bei ausgewähltem Button in den Entwicklertools auf Eigenschaften.
  2. Suchen Sie im Eigenschaften-Fenster das Feld Caption. Ändern Sie den Text (z. B. von „CommandButton1“) in „Formular absenden“.
  3. Hier können Sie auch Schriftart (Font) und Hintergrundfarbe (BackColor) anpassen.
  4. Schließen Sie das Eigenschaften-Fenster.

Schritt 3: Die E-Mail-Funktion programmieren (VBA)

Da Word von Haus aus keine direkte „Senden“-Logik für Buttons besitzt, nutzen wir ein kurzes Makro (VBA).

  1. Stellen Sie sicher, dass der Entwurfsmodus (in den Entwicklertools) aktiviert ist.
  2. Doppelklicken Sie auf Ihren neu erstellten Button. Es öffnet sich das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“.
  3. Der Cursor blinkt bereits zwischen zwei Zeilen. Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn dort ein:
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object

Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)

On Error Resume Next
With OutlookMail
    .To = "ihre-email@beispiel.de" ' Ersetzen Sie dies durch Ihre E-Mail-Adresse
    .Subject = "Neues Formular eingegangen: " & ActiveDocument.Name
    .Body = "Anbei erhalten Sie das ausgefüllte Formular."
    .Attachments.Add ActiveDocument.FullName
    .Display ' Nutzt .Display, damit der Nutzer die Mail noch prüfen kann. 
             ' Nutzen Sie .Send für den Direktversand (erfordert oft Bestätigung).
End With
On Error GoTo 0

Set OutlookMail = Nothing
Set OutlookApp = Nothing
  1. Passen Sie die E-Mail-Adresse in der Zeile .To an.
  2. Schließen Sie das VBA-Fenster (X oben rechts), um zu Word zurückzukehren.

Schritt 4: Das Dokument testen

  1. Deaktivieren Sie den Entwurfsmodus im Reiter Entwicklertools.
  2. Klicken Sie auf den Button.
  3. Ergebnis: Ihr Standard-E-Mail-Programm (z. B. Outlook) sollte sich öffnen, das Dokument ist automatisch als Anhang beigefügt und die Empfängeradresse ist bereits eingetragen.

Schritt 5: Richtig speichern (Wichtig!)

Damit die Schaltfläche und das Makro funktionieren, muss das Dokument in einem speziellen Format gespeichert werden:

  1. Gehen Sie auf Datei > Speichern unter.
  2. Wählen Sie als Dateityp unbedingt Word-Dokument mit Makros (.docm) aus.
  3. Wenn Sie es als normales .docx speichern, geht die Funktion des Buttons verloren.

Wichtige Hinweise zur Sicherheit

  • Makros aktivieren: Der Empfänger oder Benutzer des Formulars muss Makros beim Öffnen des Dokuments aktivieren, damit der Button funktioniert.
  • Kompatibilität: Diese Methode funktioniert am besten in Umgebungen, in denen Microsoft Outlook als Standard-Mail-Client installiert ist.
  • Schutz des Dokuments: Wenn Sie das Formular über Bearbeitung einschränken schützen (damit nur die Formularfelder ausgefüllt werden können), stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche in einem Bereich liegt, der bedienbar bleibt, oder testen Sie die Funktionalität im geschützten Modus.
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