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Tutorial: Ein Datenschnitt für mehrere Pivot-Tabellen aus unterschiedlichen Datenquellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel einen einzigen Datenschnitt (Slicer) nutzt, um mehrere Pivot-Tabellen zu steuern, selbst wenn diese aus unterschiedlichen Datenquellen stammen.

Standardmäßig können Datenschnitte in Excel nur Pivot-Tabellen steuern, die auf derselben Datenquelle (dem gleichen Pivot-Cache) basieren. Wenn du jedoch Daten aus verschiedenen Tabellen hast, hilft uns das Excel-Datenmodell (Power Pivot), diese miteinander zu verknüpfen.

Voraussetzung

Du hast zwei oder mehr Tabellen (z. B. "Umsatz_2023" und "Umsatz_2024"), die ein gemeinsames Feld haben (z. B. "Verkäufer", "Region" oder "Produktkategorie"), nach dem du filtern möchtest.

Schritt 1: Daten in "Formatierte Tabellen" umwandeln

Damit Excel die Daten im Datenmodell verarbeiten kann, müssen sie als Tabelle formatiert sein.

  1. Markiere deine erste Datenquelle.
  2. Drücke Strg + T (oder Einfügen > Tabelle).
  3. Gib der Tabelle unter dem Reiter Tabellenentwurf einen Namen (z. B. Tabelle2023).
  4. Wiederhole dies für alle weiteren Datenquellen (z. B. Tabelle2024).

Schritt 2: Eine Hilfstabelle (Kalender- oder Mapping-Tabelle) erstellen

Dies ist der wichtigste Schritt. Wir benötigen eine "Brücke", die die eindeutigen Werte enthält, nach denen gefiltert werden soll.

  1. Erstelle ein neues Tabellenblatt.
  2. Kopiere alle Werte des Filter-Kriteriums (z. B. alle Verkäufernamen) aus allen Quellen untereinander in eine Spalte.
  3. Markiere diese Liste und gehe auf Daten > Duplikate entfernen, damit jeder Wert nur einmal vorkommt.
  4. Formatiere auch diese Liste als Tabelle (Strg + T) und nenne sie z. B. Filter_Verkäufer.

Schritt 3: Tabellen zum Datenmodell hinzufügen

  1. Klicke in deine erste Tabelle.
  2. Gehe zum Reiter Power Pivot (falls nicht sichtbar, unter Optionen > Add-Ins > COM-Add-Ins aktivieren) und klicke auf Zu Datenmodell hinzufügen.
  3. Schließe das Power Pivot Fenster und wiederhole den Vorgang für die zweite Datentabelle und die Hilfstabelle (Filter_Verkäufer).

Schritt 4: Beziehungen erstellen

Jetzt verknüpfen wir die Tabellen über die Hilfstabelle.

  1. Klicke im Power Pivot Fenster oben rechts auf Diagrammansicht.
  2. Du siehst nun deine Tabellen als Boxen.
  3. Ziehe per Drag & Drop das Feld "Verkäufer" aus der Tabelle Filter_Verkäufer zum Feld "Verkäufer" in der Tabelle2023.
  4. Ziehe dasselbe Feld aus Filter_Verkäufer zum Feld "Verkäufer" in der Tabelle2024.
    • Wichtig: Die Verbindung muss von der Hilfstabelle (1-Seite) zu den Datentabellen (n-Seite) verlaufen.

Schritt 5: Pivot-Tabellen aus dem Datenmodell erstellen

  1. Klicke im Power Pivot Fenster auf PivotTable.
  2. Wähle aus, wo die Pivot-Tabelle platziert werden soll.
  3. Erstelle deine erste Pivot-Tabelle mit Feldern aus Tabelle2023.
  4. Erstelle eine zweite Pivot-Tabelle (Einfügen > PivotTable > Aus Datenmodell) mit Feldern aus Tabelle2024.

Schritt 6: Den gemeinsamen Datenschnitt hinzufügen

Nun kommt der entscheidende Moment:

  1. Klicke eine der Pivot-Tabellen an.
  2. Gehe auf PivotTable-Analyse > Datenschnitt einfügen.
  3. Klicke im Fenster oben auf den Reiter Alle (statt "Aktiv").
  4. Suche deine Hilfstabelle (Filter_Verkäufer) und setze den Haken bei "Verkäufer".
  5. Klicke OK.

Schritt 7: Datenschnitt mit beiden Pivot-Tabellen verbinden

Aktuell steuert der Datenschnitt wahrscheinlich nur eine Tabelle.

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Datenschnitt.
  2. Wähle Berichtsverbindungen....
  3. Setze den Haken bei allen Pivot-Tabellen, die auf diesem Datenmodell basieren.
  4. Klicke OK.

Ergebnis

Wenn du jetzt einen Verkäufer im Datenschnitt auswählst, filtern sich beide Pivot-Tabellen gleichzeitig, obwohl sie aus unterschiedlichen Quellen stammen. Die Hilfstabelle fungiert als Master-Filter für das gesamte Modell.

Alternative: Lösung per VBA (Makro)

Falls du Power Pivot nicht nutzen möchtest, kannst du die Synchronisation per VBA lösen. Das ist jedoch fehleranfälliger. Hier ein kurzer Code-Schnipsel für das Arbeitsblatt:

Private Sub Worksheet_PivotTableUpdate(ByVal Target As PivotTable)
    Dim s1 As SlicerCache
    Dim s2 As SlicerCache
    Dim i As Long

    Set s1 = ActiveWorkbook.SlicerCaches("Datenschnitt_Verkäufer1")
    Set s2 = ActiveWorkbook.SlicerCaches("Datenschnitt_Verkäufer2")

    On Error Resume Next
    Application.EnableEvents = False
    For i = 1 To s1.SlicerItems.Count
        s2.SlicerItems(i).Selected = s1.SlicerItems(i).Selected
    Next i
    Application.EnableEvents = True
End Sub

Hinweis: Die Power Pivot Methode (Schritte 1-7) ist die sauberere und performantere Lösung.

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