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Tutorial: Benannte Mengen (Named Sets) in Excel-PivotTables erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Benannte Mengen (Named Sets) in Excel-PivotTables erstellst.

Benannte Mengen sind ein mächtiges, aber oft übersehenes Werkzeug in Excel. Sie ermöglichen es dir, benutzerdefinierte Gruppierungen von Elementen zu erstellen, die über die Standard-Filterfunktionen hinausgehen.

Wichtigste Voraussetzung: Named Sets funktionieren nur, wenn die PivotTable auf dem Datenmodell (Power Pivot) basiert.

1. Was sind Named Sets?

Ein Named Set ist eine gespeicherte Auswahl von Elementen aus einer Dimension (z. B. Produkte, Regionen oder Zeiträume).

  • Beispiel: Du möchtest eine feste Liste deiner "Top 5 Produkte" und "Spezial-Aktionsartikel" in einer Gruppe sehen, ohne jedes Mal manuell zu filtern.
  • Vorteil: Einmal erstellt, kannst du das Set wie ein normales Feld immer wieder in deinen Berichten verwenden.

2. Die Vorbereitung: Das Datenmodell

Damit die Option „Benannte Mengen“ nicht ausgegraut ist, musst du deine Daten beim Erstellen der PivotTable dem Datenmodell hinzufügen.

  1. Markiere deine Datentabelle.
  2. Gehe auf Einfügen > PivotTable.
  3. Aktiviere im Dialogfenster das Häkchen bei: „Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen“.
  4. Klicke auf OK.

3. Ein Named Set erstellen (Schritt-für-Schritt)

Es gibt zwei Wege, ein Named Set zu erstellen.

Methode A: Über das Menü (Manuell)

  1. Klicke in deine PivotTable.
  2. Navigiere im Menüband zu PivotTable-Analyse.
  3. Klicke in der Gruppe „Berechnungen“ auf Felder, Elemente und Mengen.
  4. Wähle Mengen verwalten... oder direkt Menge erstellen basierend auf Zeilenelementen (wenn du bereits Elemente markiert hast).
  5. Im Fenster „Menge erstellen“:
    • Name: Gib der Menge einen aussagekräftigen Namen (z.B. „Fokus_Produkte“).
    • Elemente: Hier kannst du Zeilen hinzufügen oder entfernen und die Reihenfolge ändern.
  6. Bestätige mit OK.

Methode B: Durch Auswahl in der PivotTable (Schnellmethode)

  1. Markiere in deiner PivotTable mit gedrückter Strg-Taste die Elemente (z.B. bestimmte Zeilenbeschriftungen), die du gruppieren möchtest.
  2. Klicke mit der rechten Maustaste auf eines der markierten Elemente.
  3. Wähle Named Set > Menge erstellen.
  4. Gib der Menge einen Namen und speichere sie.

4. Wo finde ich meine Benannten Mengen?

Sobald ein Set erstellt wurde, erscheint es in der PivotTable-Feldliste auf der rechten Seite.

  • Es wird meist unter dem Tabellennamen mit einem speziellen Symbol (einem kleinen Mengen-Icon) angezeigt.
  • Du kannst dieses Set nun einfach per Drag & Drop in den Bereich Zeilen oder Spalten ziehen – genau wie ein normales Feld.

5. Vorteile von Named Sets im Vergleich zu normalen Filtern

Funktion Normaler Filter Named Set
Sortierung Alphabetisch oder nach Werten Benutzerdefiniert (Reihenfolge frei wählbar)
Wiederverwendbarkeit Muss jedes Mal neu gesetzt werden Einmal erstellt, überall im Modell nutzbar
Kombination Filtert nur eine Dimension Kann Elemente aus verschiedenen Ebenen mischen
Asymmetrische Berichte Schwierig umsetzbar Sehr einfach (z.B. "Jahr 2023" direkt neben "Durchschnitt 2020-2022")

6. Bearbeiten und Löschen

Wenn sich deine Prioritäten ändern, kannst du das Set jederzeit anpassen:

  1. Gehe auf PivotTable-Analyse > Felder, Elemente und Mengen > Mengen verwalten.
  2. Wähle das Set aus und klicke auf Bearbeiten oder Löschen.

Profi-Tipp: Dynamische Sets mit MDX

Wenn du dich mit MDX (MultiDimensional eXpressions) auskennst, kannst du im Fenster „Menge erstellen“ auf den Reiter „MDX“ wechseln. Dort lassen sich dynamische Logiken schreiben, wie zum Beispiel: TOPCOUNT([Tabelle].[Produkt].Children, 10, [Measures].[Umsatz]) Dies würde automatisch immer die aktuell 10 umsatzstärksten Produkte anzeigen.

Zusammenfassung

Named Sets sind das ideale Werkzeug, wenn du komplexe, immer wiederkehrende Gruppierungen in Excel-Berichten benötigst. Denke nur immer daran: Ohne das Häkchen beim „Datenmodell“ funktioniert es nicht!

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