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So erstellst du Benachrichtigungen und Erinnerungen in Excel

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Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du in Excel Erinnerungen und Benachrichtigungen erstellst – von einfachen farblichen Markierungen bis hin zu automatischen Statusmeldungen.

Excel bietet keine integrierte „Push-Benachrichtigung“ wie eine Kalender-App, aber du kannst mithilfe von Formeln und bedingter Formatierung ein effektives Warnsystem aufbauen.

Schritt 1: Die Datentabelle vorbereiten

Zuerst benötigst du eine saubere Struktur. Erstelle eine Tabelle mit mindestens folgenden Spalten:

  • A: Aufgabe / Projekt
  • B: Fälligkeitsdatum
  • C: Status (z.B. Offen, Erledigt)
  • D: Warnung/Hinweis (Hier kommt unsere Formel rein)

Methode 1: Visuelle Erinnerung (Bedingte Formatierung)

Diese Methode färbt Zellen automatisch rot, wenn ein Datum überschritten ist.

  1. Markiere die Zellen mit den Fälligkeitsdaten (Spalte B).
  2. Gehe im Menüband auf Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
  4. Gib folgende Formel ein (angenommen, dein Datum steht in Zelle B2): =UND(B2<HEUTE(); C2<>"Erledigt") (Diese Formel prüft, ob das Datum in der Vergangenheit liegt UND die Aufgabe nicht erledigt ist.)
  5. Klicke auf Formatieren, wähle unter dem Reiter Ausfüllen eine rote Farbe und bestätige mit OK.

Methode 2: Text-Benachrichtigung mit der WENN-Funktion

Mit dieser Methode lässt du dir in einer extra Spalte (D) anzeigen, wie dringend eine Aufgabe ist.

Gib in Zelle D2 folgende Formel ein:

=WENN(C2="Erledigt"; "✅ Erledigt"; WENN(B2<HEUTE(); "⚠️ ÜBERFÄLLIG"; WENN(B2-HEUTE()<=3; "⏳ Bald fällig"; "In Zeit")))

Erklärung der Formel:

  • Zuerst wird geprüft, ob die Aufgabe erledigt ist.
  • Dann wird geprüft, ob das Datum bereits vergangen ist (<HEUTE()).
  • Dann wird geprüft, ob das Datum in den nächsten 3 Tagen liegt (<=3).
  • Ansonsten erscheint „In Zeit“.

Methode 3: Ein Pop-up-Fenster beim Öffnen der Datei (VBA)

Wenn du möchtest, dass Excel dich beim Öffnen der Datei direkt mit einem Fenster warnt, kannst du ein kleines Makro nutzen.

  1. Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
  2. Doppelklicke links im Projekt-Explorer auf DieseArbeitsmappe.
  3. Kopiere folgenden Code hinein:
Private Sub Workbook_Open()
    Dim Zelle As Range
    Dim Nachricht As String
    Nachricht = ""

    'Prüft Zeile 2 bis 100 in Spalte B (Datum)
    For Each Zelle In Sh1.Range("B2:B100")
        If Zelle.Value <> "" And Zelle.Value < Date And Sh1.Cells(Zelle.Row, 3).Value <> "Erledigt" Then
            Nachricht = Nachricht & "Überfällig: " & Sh1.Cells(Zelle.Row, 1).Value & vbCrLf
        End If
    Next Zelle

    If Nachricht <> "" Then
        MsgBox "Folgende Aufgaben sind überfällig:" & vbCrLf & vbCrLf & Nachricht, vbExclamation, "Erinnerung"
    End If
End Sub

Hinweis: Ersetze Sh1 durch den Codenamen deines Tabellenblatts (meist Tabelle1).

  1. Speichere die Datei als Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm).

Methode 4: E-Mail-Benachrichtigungen (Power Automate)

Wenn du Microsoft 365 nutzt, ist Excel allein oft nicht genug für „echte“ Benachrichtigungen. Hierfür nutzt man Power Automate:

  1. Speichere deine Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint.
  2. Formatiere deine Daten als Tabelle (Markieren -> STRG + T).
  3. Gehe auf make.powerautomate.com.
  4. Erstelle einen Flow, der täglich die Tabelle prüft und eine E-Mail an dich sendet, wenn das Datum gleich Heute ist.

Zusammenfassung: Welche Methode ist die beste?

  • Bedingte Formatierung: Ideal für den schnellen visuellen Überblick beim Arbeiten in der Liste.
  • WENN-Formel: Am besten geeignet, um Prioritäten zu filtern oder zu sortieren.
  • VBA Pop-up: Gut, wenn man aktiv beim Starten der Datei erinnert werden möchte.
  • Power Automate: Die Profi-Lösung für Erinnerungen, auch wenn Excel geschlossen ist.
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