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So automatisierst du Genehmigungsprozesse mit Jotform: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Genehmigungsprozesse mit Jotform automatisierst.

Manuelle Genehmigungsverfahren per E-Mail oder auf Papier sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Jotform Approvals kannst du diese Prozesse digitalisieren und automatisieren. Ob Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Projektfreigaben – so baust du deinen eigenen Workflow.

Schritt 1: Das Basis-Formular erstellen

Bevor du einen Workflow erstellen kannst, benötigst du ein Formular, das den Prozess auslöst.

  1. Logge dich in dein Jotform-Konto ein.
  2. Klicke auf Formular erstellen.
  3. Wähle eine Vorlage oder starte mit einem leeren Formular.
  4. Füge die notwendigen Felder hinzu (z. B. Name, E-Mail, Datum, Grund des Antrags, Datei-Upload).
  5. Speichere das Formular ab.

Schritt 2: Den Genehmigungs-Editor öffnen

Sobald dein Formular fertig ist, wechselst du in den Workflow-Modus.

  1. Gehe im Formular-Editor oben im Menü auf den Reiter Einstellungen.
  2. Klicke in der linken Seitenleiste auf Genehmigungs-Workflows.
  3. Klicke auf den Button Einen Genehmigungs-Workflow erstellen.
  4. Jotform öffnet nun den grafischen Approval Builder. Hier kannst du deinen Workflow per Drag-and-Drop gestalten.

Schritt 3: Die Genehmigungs-Elemente konfigurieren

Standardmäßig erstellt Jotform oft einen einfachen Workflow (Start -> Genehmigung -> Ende). Du kannst diesen jedoch individuell anpassen:

  1. Genehmiger festlegen: Klicke auf das Zahnrad-Symbol des Elements „Genehmigung“. Gib unter „Genehmiger-E-Mail“ die Adresse der Person ein, die den Antrag prüfen soll.
  2. Entscheidungsoptionen: Standardmäßig gibt es „Genehmigen“ (Approve) und „Ablehnen“ (Deny). Du kannst diese Texte ändern oder weitere Optionen hinzufügen.
  3. E-Mails anpassen: Du kannst die automatischen E-Mails gestalten, die der Genehmiger erhält, sowie die Bestätigungs-E-Mails, die der Absender nach der Entscheidung bekommt.

Schritt 4: Den Workflow erweitern (Bedingungen und Logik)

Für komplexere Prozesse bietet Jotform mächtige Werkzeuge in der linken Seitenleiste:

  • Bedingte Verzweigung: Nutze das Element „Wenn-Dann-Bedingung“, um den Pfad zu ändern. (Beispiel: Wenn ein Betrag über 500 € liegt, muss der Abteilungsleiter genehmigen, darunter reicht der Teamleiter.)
  • Mehrstufige Genehmigungen: Du kannst mehrere Genehmigungs-Elemente hintereinander schalten. Erst wenn Person A zustimmt, geht die Anfrage an Person B.
  • Zusammenführung (Merge): Führe verschiedene Pfade wieder zusammen, bevor das Endergebnis feststeht.

Schritt 5: Den Workflow abschließen

Jeder Pfad in deinem Diagramm muss an einem Endpunkt ankommen.

  1. Verbinde die letzten Schritte (z. B. die „Abgelehnt“-E-Mail oder die „Genehmigt“-E-Mail) mit dem Element Ende des Workflows.
  2. Überprüfe, ob alle Linien (Verbindungen) korrekt gesetzt sind.

Schritt 6: Veröffentlichen und Testen

Dein Workflow ist nun bereit für den Live-Betrieb.

  1. Klicke oben rechts auf Veröffentlichen.
  2. Teile den Link zu deinem Formular oder binde es auf deiner Webseite ein.
  3. Wichtig: Führe einen Testlauf durch. Fülle das Formular selbst aus und prüfe, ob die E-Mails ankommen und die Buttons im Workflow wie gewünscht funktionieren.

Schritt 7: Den Status verfolgen (Inbox)

Als Administrator kannst du jederzeit sehen, wo sich eine Anfrage gerade befindet.

  1. Gehe in deinem Dashboard auf das Formular und wähle Posteingang (Inbox).
  2. Hier siehst du den aktuellen Status (z. B. „Warten auf Genehmigung“).
  3. Du kannst hier auch manuell eingreifen oder Kommentare hinzufügen.

Vorteile der Automatisierung mit Jotform

  • Transparenz: Jeder Beteiligte weiß, in welchem Stadium sich der Prozess befindet.
  • Zeitersparnis: Keine manuellen Weiterleitungen von E-Mails mehr nötig.
  • Mobilität: Genehmiger können Anträge direkt über ihr Smartphone in der Jotform-App oder per E-Mail freigeben.

Viel Erfolg beim Erstellen deines ersten automatisierten Workflows!

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