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Primavera P6 Tutorial: So erhöhst du Budgeted Units und Remaining Units effizient

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Hier ist ein ausführliches Tutorial auf Deutsch, das sowohl die Grundlagen als auch fortgeschrittene „Tricks“ abdeckt, um Einheiten in Primavera P6 effizient zu verwalten.

In der Projektsteuerung mit Primavera P6 ist die Verwaltung von Ressourcenmengen (Budgeted Units) und verbleibenden Aufwänden (Remaining Units) eine tägliche Aufgabe. Ob durch Scope-Änderungen oder Nachträge – oft müssen diese Werte für viele Aktivitäten gleichzeitig angepasst werden.

Dieses Tutorial zeigt dir drei Wege: die manuelle Methode, den Profi-Trick via Global Change und den Export-Weg.

1. Grundlagen: Was sind Budgeted und Remaining Units?

  • Budgeted Total Units: Die ursprünglich geplante Gesamtmenge an Stunden oder Einheiten für eine Ressource bei einer Aktivität.
  • Remaining Units: Die noch zu leistende Arbeit. Solange eine Aktivität nicht begonnen wurde, sind Budgeted und Remaining meist identisch.

2. Methode 1: Manuelle Anpassung (Für einzelne Aktivitäten)

Wenn du nur wenige Vorgänge ändern musst, ist dies der direkte Weg:

  1. Wähle die Aktivität im Activities-Window aus.
  2. Gehe im unteren Bereich (Activity Details) auf den Reiter Resources.
  3. Suche die Spalten Budgeted Units oder Remaining Units. (Falls nicht sichtbar: Rechtsklick -> Customize Resource Columns).
  4. Klicke in das Feld und gib den neuen Wert ein.

Trick: Wenn du möchtest, dass sich die Dauer der Aktivität nicht ändert, wenn du die Einheiten erhöhst, stelle sicher, dass der Duration Type auf "Fixed Duration and Units" eingestellt ist.

3. Methode 2: Der "Profi-Trick" via Global Change (Massenbearbeitung)

Dies ist der schnellste Weg, um z. B. alle Einheiten eines bestimmten Gewerkes um 10 % zu erhöhen.

  1. Navigiere zu Tools > Global Change.
  2. Klicke auf New, um eine neue Regel zu erstellen.
  3. Select Subject Area: Wähle Resource Assignments (Wichtig: Nicht Activities, da Einheiten an Ressourcen hängen!).
  4. If-Bereich: Bestimme, welche Aktivitäten betroffen sind (z. B. Where WBS is under ... oder Where Resource ID equals ...). Wenn alle geändert werden sollen, lass den Bereich leer.
  5. Then-Bereich: Hier geschieht die Magie.
    • Klicke auf Add.
    • Parameter: Budgeted Units
    • Operator: * (Multiplikation) oder + (Addition)
    • Value: 1.1 (für eine Erhöhung um 10 %) oder einen festen Wert.
    • Wiederhole dies für Remaining Units, falls gewünscht.
  6. Klicke auf Change. Primavera zeigt dir einen Bericht mit "Old Value" und "New Value".
  7. Überprüfe die Werte und klicke auf Commit Changes, um sie zu übernehmen.

4. Methode 3: Excel Import/Export (Für komplexe Listen)

Wenn du die neuen Werte in einer Excel-Liste von einem Subunternehmer oder der Kalkulation erhalten hast:

  1. Gehe zu File > Export.
  2. Wähle Spreadsheet - (XLSX).
  3. Wähle den Export-Typ Resource Assignments.
  4. Erstelle ein Template, das folgende Spalten enthält:
    • Activity ID
    • Resource ID
    • Budgeted Units
    • Remaining Units
  5. Exportiere die Datei, ändere die Werte in Excel (Nutze Formeln für schnelle Erhöhungen).
  6. Speichere die Datei und importiere sie über File > Import wieder zurück.

5. Wichtige Insider-Tipps (Primavera Tricks)

A. Die Verknüpfung beachten

In Primavera hängen Dauer, Einheiten und Einheiten/Zeit zusammen (*Duration Units per Time = Units*). Wenn du die Units erhöhst, wird Primavera je nach eingestelltem Duration Type* entweder die Dauer verlängern oder die Intensität (Units/Time) erhöhen.

  • Trick: Willst du nur die Stunden erhöhen, ohne dass sich der Balken im Zeitplan verlängert? Nutze Fixed Duration and Units/Time.

B. "Recalculate Assignment Costs"

Wenn du die Einheiten erhöhst, ändern sich normalerweise auch die Kosten. Falls deine Kosten nach der Erhöhung der Einheiten nicht stimmen, gehe zu Tools > Recalculate Assignment Costs, um sicherzustellen, dass die Budgeted Costs (Units * Rate) neu berechnet wurden.

C. Budgeted vs. At Completion

Denk daran: Wenn eine Aktivität bereits den Status "In Progress" hat, musst du die Remaining Units anpassen, um die At Completion Units zu beeinflussen. Die Budgeted Units sind in diesem Stadium oft nur noch als Referenz (Baseline-Vergleich) nützlich.

Fazit: Für schnelle, pauschale Erhöhungen ist der Global Change unschlagbar. Für präzise, externe Daten ist der Excel-Import die beste Wahl. Achte dabei immer auf den Duration Type, damit dein Zeitplan stabil bleibt!

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