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Outlook-Tutorial: So siehst du, wer deine Besprechungseinladung angenommen hat

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Wenn du eine Besprechung in Outlook organisierst, ist es wichtig zu wissen, wer teilnimmt und wer abgesagt hat. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du den Status deiner Einladungen überprüfen kannst.

Schritt 1: Den Kalender öffnen

Öffne Outlook und wechsle in die Kalenderansicht. Klicke dazu auf das Kalender-Symbol (meist unten links oder in der Seitenleiste).

Schritt 2: Den Termin auswählen

Suche im Kalender nach der Besprechung, die du erstellt hast. Öffne den Termin mit einem Doppelklick, um das Detailfenster der Besprechung anzuzeigen.

Schritt 3: Die „Nachverfolgung“ (Tracking) nutzen

Sobald das Fenster für die Besprechung geöffnet ist, findest du oben im Menüband (Ribbon) den Reiter „Besprechung“.

  1. Suche in der Gruppe „Anzeigen“ nach der Schaltfläche „Nachverfolgung“ (in manchen Versionen auch direkt als Button „Tracking“ beschriftet).
  2. Klicke auf „Nachverfolgungsstatus anzeigen“.

Schritt 4: Die Teilnehmerliste auswerten

Es öffnet sich eine Liste aller Personen, die du eingeladen hast. In der Spalte „Antwort“ siehst du den aktuellen Status jedes Teilnehmers:

  • Zugesagt: Die Person nimmt teil.
  • Abgelehnt: Die Person hat abgesagt.
  • Mit Vorbehalt: Die Person ist sich noch unsicher.
  • Keine: Die Person hat bisher noch nicht auf die Einladung reagiert.

Alternative: Schnelle Übersicht in der Web-Version (Outlook Online)

Falls du Outlook im Browser verwendest, ist der Vorgang noch einfacher:

  1. Klicke einmal kurz auf den Termin in deinem Kalender.
  2. Es öffnet sich ein kleines Vorschaufenster.
  3. Dort siehst du direkt unter der Teilnehmerliste eine Zusammenfassung (z. B. „3 zugesagt, 1 abgelehnt“).
  4. Klicke auf die Teilnehmerliste, um die Details zu sehen.

Tipps für Organisatoren

  • Aktualisierungen: Wenn ein Teilnehmer seine Antwort später ändert, aktualisiert Outlook die Liste in der Nachverfolgung automatisch.
  • Terminplanungs-Assistent: Wenn du vorab sehen möchtest, ob deine Kollegen überhaupt Zeit haben, nutze beim Erstellen des Termins den Terminplanungs-Assistenten. Dort werden freie und gebuchte Zeiten der Teilnehmer grafisch dargestellt.
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