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Outlook-Kontaktordner erstellen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Microsoft Outlook einen neuen Kontaktordner erstellst. Diese Anleitung deckt sowohl die klassische Desktop-Version als auch die Web-Version (Outlook.com / Microsoft 365) ab.

Die Erstellung separater Kontaktordner hilft dir dabei, deine geschäftlichen von deinen privaten Kontakten zu trennen oder verschiedene Projekte besser zu organisieren.

Methode 1: Outlook Desktop-App (Klassische Ansicht)

Diese Methode gilt für Outlook 2016, 2019, 2021 und Outlook für Microsoft 365.

  1. Zum Bereich „Personen“ wechseln: Klicke unten links (oder in der Navigationsleiste am linken Rand) auf das Personen-Symbol (zwei Silhouetten), um deine Kontakte zu öffnen.
  2. Den richtigen Bereich finden: In der linken Seitenleiste siehst du unter „Meine Kontakte“ deinen Standardordner (meist einfach „Kontakte“ genannt).
  3. Neuen Ordner erstellen:
    • Klicke mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner „Kontakte“ oder auf deine E-Mail-Adresse.
    • Wähle aus dem Kontextmenü die Option Neuer Ordner... aus.
  4. Ordner konfigurieren:
    • Es öffnet sich ein kleines Fenster. Gib im Feld Name den gewünschten Namen für deinen neuen Ordner ein (z.B. „Kunden“, „Verein“ oder „Privat“).
    • Stelle sicher, dass im Dropdown-Menü Ordner enthält der Punkt Kontakt-Elemente ausgewählt ist.
    • Wähle bei Speort für den Ordner aus, wo der neue Ordner untergeordnet werden soll (normalerweise unter deinem bestehenden Kontaktordner).
  5. Bestätigen: Klicke auf OK. Dein neuer Ordner erscheint nun in der Liste unter „Meine Kontakte“.

Methode 2: Outlook im Web & das „neue“ Outlook

Wenn du Outlook im Browser (Outlook.com) oder die neue Outlook-App für Windows verwendest, ist der Vorgang leicht anders.

  1. Personen-Modul öffnen: Klicke auf das Personen-Symbol in der linken Navigationsleiste.
  2. Ordnergruppe ausklappen: Klicke in der linken Spalte auf den kleinen Pfeil neben Ordner, um die Liste deiner Kontaktordner zu erweitern.
  3. Neuen Ordner anlegen:
    • Ganz unten in der Liste der Ordner findest du die Option Neuer Kontaktordner (manchmal auch ein Plus-Zeichen oder unter „Neu“ zu finden).
    • Sollte dies nicht direkt sichtbar sein, klicke mit der rechten Maustaste auf den Begriff „Ordner“ oder „Kontakte“.
  4. Benennen: Gib den Namen für den neuen Ordner ein und drücke die Enter-Taste.

Profi-Tipps zur Organisation

  • Kontakte verschieben: Du kannst bestehende Kontakte einfach per Drag & Drop (Anklicken und Ziehen) von deinem Hauptordner in den neuen Ordner verschieben.
  • Adressbuch-Sichtbarkeit: Wenn du möchtest, dass der neue Ordner erscheint, wenn du beim Schreiben einer E-Mail auf „An...“ klickst:
    • Klicke im Desktop-Outlook mit rechts auf den neuen Ordner -> Eigenschaften.
    • Gehe zum Reiter Outlook-Adressbuch.
    • Setze das Häkchen bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.
  • Kategorien vs. Ordner: Wenn du Kontakte nur markieren willst (z.B. „Wichtig“), ohne sie physisch in einen anderen Ordner zu verschieben, nutze die Kategorien (Farben). Ordner sind besser geeignet, wenn du die Kontakte komplett getrennt synchronisieren möchtest (z.B. für das Handy).

Fertig! Du hast nun erfolgreich Ordnung in deine Outlook-Kontakte gebracht.

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