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MS Teams: Externe Kontakte außerhalb der Organisation hinzufügen (Schritt-für-Schritt)

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Hier ist ein einfaches, schrittweises Tutorial, wie du externe Personen (Kunden, Partner oder Freelancer) in Microsoft Teams hinzufügst.

In Microsoft Teams kannst du problemlos mit Personen kommunizieren, die nicht zu deinem Unternehmen gehören. Es gibt zwei Wege: Den schnellen Weg über den Chat und das dauerhafte Speichern in deiner Kontaktliste.

1. Voraussetzung: Der externe Zugriff

Bevor du startest, muss dein IT-Administrator den „Externen Zugriff“ in den Teams-Einstellungen aktiviert haben. Wenn dies deaktiviert ist, kannst du keine externen E-Mail-Adressen finden.

2. Die schnellste Methode: Per Chat hinzufügen

Dies ist der einfachste Weg, um sofort eine Unterhaltung zu beginnen.

  1. Öffne Microsoft Teams und klicke links auf den Reiter „Chat“.
  2. Klicke oben auf das Symbol „Neuer Chat“ (das Quadrat mit dem Stift).
  3. Gib im Feld „An:“ die vollständige E-Mail-Adresse der externen Person ein (z. B. name@andere-firma.de).
  4. Klicke auf die Schaltfläche darunter, die erscheint: „[E-Mail-Adresse] extern suchen“.
  5. Sobald der Name erscheint, klicke ihn an.
  6. Schreibe eine kurze Nachricht. Erst wenn du die Nachricht abschickst, erhält die andere Person die Anfrage und sieht dein Profil.

3. Den Kontakt dauerhaft speichern (Kontaktliste)

Damit du die Person nicht jedes Mal neu über die E-Mail-Adresse suchen musst, kannst du sie in deine Kontaktliste aufnehmen.

  1. Klicke links in der Leiste auf „Anrufe“ oder (je nach Teams-Version) auf die App „Kontakte“.
  2. Wähle den Reiter „Kontakte“ aus.
  3. Klicke oben rechts auf den Button „Kontakt hinzufügen“.
  4. Tippe den Namen oder die E-Mail-Adresse der externen Person ein.
  5. Bestätige mit „Hinzufügen“. Nun erscheint die Person dauerhaft in deiner Liste, inklusive ihres aktuellen Online-Status.

4. Den Unterschied verstehen: Externer vs. Gast

Es gibt einen wichtigen Unterschied, wie du mit Externen zusammenarbeitest:

  • Externer Kontakt: Du kannst mit ihnen chatten und telefonieren. Sie bleiben jedoch in ihrer eigenen Teams-Umgebung. Sie haben keinen Zugriff auf deine Team-Kanäle oder gemeinsamen Dateien.
  • Gast: Wenn du jemanden zu einem spezifischen Team (Kanal) hinzufügst, wird er zum „Gast“. Er kann dann auf Dateien zugreifen und in Kanälen posten. Dies erfordert jedoch, dass du ihn direkt über die Funktion „Mitglied hinzufügen“ in einem Team einlädst.

Fehlerbehebung: Warum finde ich den Kontakt nicht?

  • Tippfehler: Hast du die E-Mail-Adresse zu 100% korrekt geschrieben?
  • Einstellung der anderen Firma: Auch die Organisation der anderen Person muss die Kommunikation mit Externen zulassen.
  • Privates Konto: Wenn die Person Teams nur privat (mit einer Outlook.com oder Gmail-Adresse) nutzt, funktioniert die Suche manchmal nur, wenn die Person ihre E-Mail-Adresse für die Suche freigegeben hat.

Tipp: Wenn du oft mit derselben externen Person arbeitest, klicke im Chat-Fenster auf die drei Punkte (...) neben dem Namen der Person und wähle „Anheften“. So bleibt der Chat immer oben in deiner Liste!

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